Confira como identificar problemas rapidamente com o Diagrama de Ishikawa e por que vale a pena usá-lo em seu próprio negócio.
Quando o assunto é identificar problemas e suas consequências, busque as melhores formas de solucioná-los. Para isso, é importante tomar uma abordagem estratégica e assertiva, evitando agir no achismo.
Preparamos este conteúdo exatamente para ajudá-lo nesse aspecto. Aqui, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o diagrama de Ishikawa: o que é, para que serve, como fazer e por que usar.
Sem mais delongas, confira como simplificar sua análise de problemas e as melhores formas de corrigi-los. Vamos lá!
O que é Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa foi criado pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa na década de 60. Ele também é conhecido como diagrama espinha de peixe, PDCA espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito. Trata-se de uma ferramenta analítica excelente para o seu próprio negócio.
Ele serve para avaliar as particularidades e discrepâncias entre etapas de um processo e as causas que levaram a ele a gerar um resultado indesejado.
O diagrama de Ishikawa ajuda a identificar e isolar todos os fatores e causas que geram um problema. Ele também revela suas origens e mostra como você pode melhorar seus processos. Com as categorias mencionadas abaixo, você otimiza suas chances de chegar ao resultado desejado.
Como criar um Diagrama de Ishikawa
O “efeito” é o problema que você deseja analisar. Portanto, o primeiro passo é definir exatamente o que você pretende atacar. Faça isso antes de começar a expandir o diagrama.
Em seguida, estruture a espinha do peixe. Comece a delimitar quais aspectos respondem à pergunta: “Por que este efeito ocorre?”
No exemplo abaixo, os retângulos representam categorias de possíveis causas, como, por exemplo, erros de mão de obra, problemas com o material utilizado, dificuldades com a máquina empregada ou até mesmo causas externas relacionadas ao meio ambiente.
Após categorizar os principais fatores, você pode aumentar a granularidade e ser ainda mais específico, identificando as causas para cada um dos fatores, representados na imagem acima.
Vale mencionar que o Diagrama de Ishikawa é, muitas vezes, um trabalho colaborativo, ou seja, envolve a equipe responsável para que todos possam ajudar a identificar fatores de risco, problemas e suas causas.
As 6 categorias acima são originalmente propostas pelo diagrama de Ishikawa, pois cobrem os fatores mais comuns para problemas e resultados indesejados (efeitos) em um ambiente corporativo.
As 6 categorias do Diagrama de Ishikawa
Confira abaixo o que Ishikawa propôs a partir das categorias que demarcam a “espinha do peixe”. Entretanto, antes disso, tenha em mente que você tem completa autonomia em como pretende empregar o diagrama, não precisando seguir este modelo e podendo expandi-lo ou reduzi-lo como julgar necessário.
Medida
Problemas relacionados à medida se referem diretamente às métricas utilizadas para mensurar e monitorar tanto os processos quanto os resultados atingidos. Já pensou que o efeito indesejado pode estar ocorrendo porque há um problema no rastreamento da performance?
Será que você está mensurando a eficiência de seus equipamentos ou de sua equipe corretamente, ou isso pode ser melhorado para que você tenha uma visão mais clara das causas gerando o efeito indesejado? Esta categoria existe para este tipo de questionamento.
Meio Ambiente
A categoria de meio ambiente do diagrama de Ishikawa trata sobre fatores internos (que você pode controlar) e externos que, na maioria das vezes, você não tem qualquer controle sobre. Por exemplo: tempestades ou chuvas fortes que podem afetar o desempenho dos funcionários, causar problemas com conectividade, etc.
Já os fatores internos se relacionam, por exemplo, ao seu ambiente de trabalho, como, por exemplo, o clima organizacional, o trabalho em equipe, o espaço físico usado para empregar as tarefas relacionadas ao trabalho, se há ou não excesso de barulho, poluição, entre outros fatores.
Máquina
As máquinas são os equipamentos utilizados pela sua equipe para a execução das tarefas relacionadas ao projeto, como computadores, equipamentos industriais ou até mesmo meios de transporte.
O maquinário depende de seu nicho de mercado e do problema que você está buscando isolar e corrigir.
Um exemplo seriam os computadores usados por sua equipe; será que eles oferecem o desempenho necessário para que atividades sejam executadas rapidamente? Será que você precisa trocar o maquinário por modelos mais modernos e práticos para melhorar a eficiência de sua equipe?
É importante sempre medir a efetividade do equipamento a ser utilizado para quaisquer fins que você deseja alcançar e ficar de olho em alternativas mais modernas e que possam, potencialmente, ajudá-lo a eliminar os problemas que está tendo hoje.
Método
No diagrama de Ishikawa, o método nada mais é que o processo estabelecido para atingir o resultado almejado. Se houver problemas na metodologia, abordagem e nas etapas de seus processos, é bem provável que isso possa ser uma causa chave para os resultados indesejados (efeitos) gerados.
Para evitar problemas nesta categoria, é sempre importante realizar um planejamento estratégico e certificar-se de que ele está sendo cumprido por suas equipes.
Mão de obra
A mão de obra se refere diretamente aos colaboradores de sua equipe. Problemas de mão de obra podem indicar falta de treinamento, assim como problemas gerados pela baixa motivação da equipe.
Além disso, é possível que problemas de mão de obra estejam relacionados à falta de capacitação dos profissionais delegados para executar as tarefas e processos. É exatamente para evitar isso que empresas investem tanto em treinamento.
Material
Material é tudo aquilo que a sua equipe ou o maquinário utiliza para desempenhar seu papel. Pense por exemplo na qualidade do cimento e dos tijolos usados na construção civil.
Caso sua empresa trabalhe principalmente com informação, você pode optar por substituir esta categoria por “Software” ou “Sistemas”, por exemplo.
Lembrando novamente que o framework proposto por Ishikawa nada mais é que uma base para que você possa construir seu próprio diagrama de espinha de peixe.
Principais benefícios do Diagrama de Ishikawa
Se você leu tudo até aqui, já deve estar começando a imaginar os benefícios de criar um modelo de visualização direta para todos os fatores e causas que levam ao problema (efeito) em questão:
Facilita a visualização das causas
Identificar as causas que geram determinado problema é o segundo passo para resolver o problema em si (o primeiro passo é reconhecer que o problema existe).
Nesse sentido, o diagrama de Ishikawa serve a este propósito com excelência, visto que faz com que você tenha de delimitar, junto à sua equipe ou sozinho — dependendo do projeto —, quais são todos os fatores negativos.
Agiliza a priorização de problemas
Ao determinar todas as causas e fatores que estão causando os resultados indesejados, você terá a oportunidade de priorizá-los de acordo com seu impacto. Para isso, faça-se perguntas como: Quais problemas você consegue corrigir rapidamente? Quais problemas geram outros problemas em cadeia e devem ser solucionados imediatamente?
Estimula o processo colaborativo
Como mencionamos, muitas vezes diagramas de Ishikawa são construídos por meio de sessões de brainstorming, junto à equipe relacionada ao problema (efeito) indesejado.
Ao fazer com que todos tenham de contribuir para a construção do diagrama, ele estimula o processo colaborativo e ajuda a incentivar a resolução das causas encontradas em diferentes departamentos.
Aumenta a assertividade na resolução de problemas
Ao “colocar tudo na ponta do lápis”, você não mais tomará decisões na base do achismo e poderá isolar causas e fatores que devem ser corrigidos para diminuir as chances ou eliminar completamente os resultados indesejados.
Dessa forma, há mais assertividade na tomada de decisão e você terá mais clareza na identificação do que pode ser feito, junto à equipe, para otimizar seus processos, maquinário, meio ambiente, método, material, mão de obra ou qualquer outro fator.
Aprendeu o que é e como criar um Diagrama de Ishikawa?
Esperamos que o diagrama de espinha de peixe seja útil para o seu próprio empreendimento e que consiga tomar decisões mais assertivas ao se deparar com desafios, dificuldades, problemas e resultados indesejados em seus processos e atividades.
Lembre-se de que uma boa base para garantir a eficiência de sua equipe é estruturar seus processos por meio de tarefas e ser capaz de acompanhar o rendimento de cada colaborador individualmente e da equipe como um todo. Isso pode ser feito facilmente com um sistema CRM profissional como o Meets; não deixe de conferir.
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