Como administrar seus negócios durante e pós a crise do coronavírus

Como administrar  seus negócios durante e pós a  crise do coronavírus

A crise do Covid-19 chegou agora no Brasil a uma nova fase crítica, na qual os sistemas de saúde pública federal , estaduais e municipais  precisam agir decisivamente para conter o crescimento de novos epicentros fora da China, Europa e Estados Unidos. Nesse artigo iremos dar algumas sugestões de como administrar seus negócios durante e pós a crise do coronavírus

Claramente, a ênfase principal é e deve estar em conter e mitigar a própria doença.

Mas os impactos econômicos também são significativos, e muitas empresas estão se esforçando para entender, reagir e aprender lições de eventos que acontecem rapidamente. 

Reviravoltas e reviravoltas inesperadas serão reveladas a cada ciclo de notícias, e teremos apenas uma imagem completa em retrospectiva do que aconteceu.

No entanto, dados os graus muito diferentes de preparação e reservas financeiras entre as empresas, o potencial adicional de interrupção e o valor de estar melhor preparado para crises futuras, vale a pena tentar extrair o que aprendemos até agora. Até porque no Brasil a grande maioria dos negócios são pequenos e médios empresários.

Com base em nossa análise e suporte contínuos para nossos clientes na América do Sul, Europa e África, elaboramos 12 orientações  a seguir para responder a eventos que se desenrolam e comunicar, extraindo e aplicando os melhores aprendizados.

1) Atualize as suas informações de inteligência diariamente.

Os eventos estão se desenrolando com uma velocidade espantosa, e a imagem muda diariamente. Apenas alguns dias atrás, parecia que o surto estava confinado à China e estava sendo controlado. Mais recentemente, vários epicentros de infecção de rápido crescimento surgiram além da China, sinalizando uma nova fase e potencialmente necessitando de novas estratégias de mitigação, em vez de contenção.

Inicialmente, nossa equipe decidiu  saber das atualizações a cada 3 dias, mas passamos para um ciclo diário, não apenas para atualizar dados, mas também para reformular nossa perspectiva geral.

Esse é um ponto importante para administrar seus negócios durante e pós a crise do coronavírus.

2) Cuidado com os ciclos de hype e notícias.

As organizações de notícias geralmente se concentram no que é novo e não no quadro geral, e às vezes não fazem distinção entre fatos concretos, fatos concretos e especulações. As notícias de ontem provavelmente moldarão como sua empresa e organização pensa sobre a crise hoje. 

Quando expostos a informações que mudam rapidamente, seja uma nova tecnologia ou uma crise emergente, temos uma tendência sistemática inicialmente a ignorar sinais fracos e a reagir exageradamente a problemas emergentes antes de, finalmente, ter uma visão mais calibrada da realidade.

À medida que você absorve as últimas notícias, pense criticamente sobre a fonte das informações antes de agir de acordo com elas.

3) Não assuma que as informações criam informação para sua equipe.

Em nosso mundo conectado, os funcionários têm acesso direto a muitas fontes de informação. Os líderes podem concluir razoavelmente que há tanta informação e comentários disponíveis externamente que não precisam fazer nada adicional. 

Descobrimos, no entanto, que criar e compartilhar amplamente um resumo regularmente atualizado de fatos e implicações é inestimável, para que não se perca tempo debatendo quais são os fatos – ou pior, fazendo suposições diferentes sobre os fatos.

4) Use especialistas e previsões com cuidado.

Especialistas em epidemiologia, virologia, saúde pública, logística e outras disciplinas são indispensáveis ​​na interpretação de informações complexas e mutáveis. 

Mas é claro que as opiniões de especialistas diferem em questões críticas, como políticas ideais de contenção e impacto econômico, e é bom consultar várias fontes.

Cada epidemia é imprevisível e única, e ainda estamos aprendendo sobre as características críticas da atual. Precisamos empregar uma abordagem iterativa e empírica para entender o que está acontecendo e o que funciona – embora guiado pela opinião de especialistas.

5) Reformule constantemente sua compreensão do que está acontecendo para administrar seus negócios durante e pós a crise do coronavírus.

Uma síntese geral da situação e um plano para lidar com ela, uma vez capturados no papel, podem se tornar uma fonte de inércia.

Um provérbio chinês nos lembra que os grandes generais devem emitir comandos de manhã e trocá-los à noite.

Mas grandes organizações raramente são tão flexíveis. Os gerentes geralmente resistem à disseminação de planos até que tenham total certeza e depois relutam em mudá-los por medo de parecer indecisos ou desinformados, ou de criar confusão na organização. 

Um documento, com uma “melhor visão atual” com carimbo de data e hora, é essencial para aprender e se adaptar em uma situação em rápida mudança.

6) Cuidado com a burocracia.

Questões polêmicas, sensíveis ou de alto perfil normalmente atraem a revisão pela gerência sênior, assuntos corporativos, jurídico, gerenciamento de riscos e uma série de outras funções.

Cada um terá sugestões sobre como criar as melhores comunicações, levando a uma perspectiva excessivamente generalizada ou conservadora e a um processo lento e complicado.

É essencial reunir uma equipe pequena e confiável e dar a eles espaço suficiente para tomar decisões táticas rápidas.

O gerenciamento excessivo de comunicações pode ser prejudicial quando cada dia traz à luz novas informações significativas.

Use a velocidade do relógio de eventos externos como uma diretriz para acompanhar o processo interno.

Um documento digital pode aumentar a velocidade, pois pode ser facilmente atualizado ou retirado, conforme necessário. Além disso, a distinção clara entre fatos, hipóteses e especulações pode ajudar a comunicar uma imagem mais completa e mais sutil.

7) Verifique se sua resposta está equilibrada nessas sete dimensões:

Comunicações: 

É provável que os funcionários sejam expostos a informações conflitantes e se sintam ansiosos ou confusos sobre o melhor curso de ação. 

Certifique-se de comunicar as políticas de maneira rápida, clara e equilibrada.

Além disso, comunique informações contextuais e o raciocínio por trás das políticas, para que os funcionários possam aprofundar seu próprio entendimento e também tomar iniciativas em situações imprevistas, como férias dos funcionários em um local restrito ou como lidar com contratados.

Necessidades dos funcionários: Restrições a viagens e concentrações acionarão as necessidades dos funcionários de acesso à educação, assistência médica, provisões de diárias e afins. 

Você deve antecipar e desenvolver soluções para eles e criar um centro de informações onde os funcionários possam encontrar todas as informações necessárias.

Muitas dessas necessidades serão específicas localmente, exigindo uma abordagem em vários níveis para a formulação de políticas.

Viagem: verifique se as políticas de viagem são claras em termos de onde os funcionários podem viajar, por quais razões, quais autorizações são necessárias e quando a política será revisada.

Trabalho remoto: seja claro sobre suas políticas – onde elas se aplicam, como irão funcionar e quando serão revisadas. O trabalho doméstico é raro em algumas regiões, como a China, por exemplo, e a necessidade de explicações adicionais deve ser antecipada.

Estabilização da cadeia de suprimentos: tente estabilizar as cadeias de suprimentos usando estoques de segurança, fontes alternativas e trabalhando com fornecedores para solucionar gargalos.

Onde soluções rápidas não forem possíveis, co-desenvolva planos, implemente soluções provisórias e comunique planos a todas as partes interessadas.

Acompanhamento e previsão de negócios: é provável que a crise crie flutuações imprevisíveis. Crie ciclos de relatórios rápidos para que você possa entender como seus negócios estão sendo afetados, onde a mitigação é necessária e a rapidez com que as operações estão se recuperando. 

Atenção:Uma crise não implica imunidade ao gerenciamento de desempenho e, mais cedo ou mais tarde, os mercados julgarão quais empresas gerenciaram o desafio com mais eficiência.

Seja parte da solução mais ampla: 

Como cidadão corporativo, você deve apoiar outras pessoas em sua cadeia de suprimentos, setor, comunidade e governo local.

Considere como sua empresa pode contribuir, seja na área da saúde, comunicação, alimentação ou outro domínio.

Concentre-se na interseção entre necessidades sociais agudas e suas capacidades específicas – em outras palavras, viva seu propósito.

8) Use princípios de resiliência no desenvolvimento de políticas para administrar seus negócios durante e pós a crise do coronavírus.

A eficiência reina em um mundo estável, sem surpresas, e essa mentalidade é frequentemente dominante nas grandes corporações. 

Mas o objetivo principal no gerenciamento de desafios dinâmicos e imprevisíveis é a resiliência – a capacidade de sobreviver e prosperar através de eventos imprevisíveis, mutáveis ​​e potencialmente desfavoráveis. 

Os sistemas resilientes mostram que eles geralmente têm seis características comuns que devem ser refletidas nas respostas a crises.

Redundância: o acesso a capacidade de fabricação adicional pode ajudar a suavizar as flutuações da cadeia de suprimentos. No curto prazo, as empresas podem precisar procurar soluções além das fontes normais, mas, no longo prazo, a redundância pode ser projetada.

Diversidade: Ter várias abordagens para a realização pode ser menos eficiente, mas mais flexível e resiliente em situações de crise. 

Igualmente, uma diversidade de idéias pode melhorar muito o desenvolvimento da solução.

Reunir uma equipe de gerenciamento de crises cognitivamente diversificada que terá mais idéias sobre possíveis soluções, especialmente se a cultura corporativa incentivar a expressão e o respeito por diversas perspectivas.

Cuidado ao tratar a crise de maneira unidimensional – apenas como um problema financeiro ou logístico.

Modularidade: 

Sistemas altamente integrados podem ser eficientes, mas são vulneráveis ​​a avalanches de efeitos indiretos ou até ao colapso total do sistema, se perturbados. 

Por outro lado, um sistema modular – onde fábricas, unidades organizacionais ou fontes de suprimento podem ser combinadas de diferentes maneiras – oferece maior resiliência.

Pergunte como você pode reconectar seu sistema de fornecedores e suprimentos de maneira modular, tanto a curto quanto a longo prazo.

Evolução otimizada: 

Os sistemas podem ser construídos para otimização e eficiência de pico ou para a capacidade de evolução – aprimoramento constante à luz de novas oportunidades, problemas ou informações.

Respostas a crises dinâmicas como o Covid-19 valorizam a capacidade de evoluir. 

Não existe uma resposta correta conhecida e é provável que qualquer resposta predeterminada esteja errada ou se torne obsoleta ao longo do tempo. 

Mas é possível aprender para soluções mais eficazes. Embora muitas lições sejam aprendidas em retrospecto, fazer algo agora, ver o que funciona e reorganizar os esforços em torno dos resultados provavelmente será a estratégia mais eficaz no curto prazo.

Prudência: 

Não podemos prever o curso dos eventos ou seus impactos para o Covid-19, mas podemos prever cenários negativos plausíveis e testar a resiliência nessas circunstâncias.

Podemos criar cenários para uma epidemia global generalizada, uma epidemia multirregional e uma epidemia rapidamente contida, por exemplo. 

Agora que o foco mudou da contenção da epidemia de Covid-19 na Europa e principalmente Itália e Espanha para impedir seu estabelecimento em novos epicentros no exterior, chegamos a outro ponto de inflexão, com incerteza muito alta. 

Seria prudente que as empresas avaliem novamente os piores cenários e desenvolvam estratégias de contingência para cada um deles.

Incorporação: as empresas são partes interessadas em sistemas industriais, econômicos e sociais mais amplos, que também estão sob grande estresse.

Aqueles que deixarem de olhar holisticamente para suas cadeias de suprimentos ou ecossistemas terão impacto limitado.

As soluções que resolvem uma empresa individualmente à custa ou negligenciam os interesses de outras pessoas criarão desconfiança e prejudicarão os negócios a longo prazo.

Por outro lado, o suporte a clientes, parceiros, assistência médica e sistemas sociais em tempos de adversidade pode potencialmente criar boa vontade e confiança duradouras.

Um elemento-chave para lidar com o estresse econômico é viver os valores precisamente quando é mais provável que os esqueçamos.

9) Prepare-se agora para a próxima crise. (IMPORTANTE)

Covid-19 não é um desafio único.

Devemos esperar fases adicionais para a epidemia atual e epidemias adicionais no futuro.

A eficácia das respostas organizacionais a crises dinâmicas indica que há uma variável que é mais preditiva de eventual sucesso – preparação 

A preparação para a próxima crise (ou a próxima fase da atual crise) agora provavelmente será muito mais eficaz do que uma resposta reativa ad hoc quando a crise realmente ocorrer.

10) A preparação intelectual não é suficiente para administrar seus negócios durante e pós a crise do coronavírus.

Muitas empresas executam cenários para criar preparação intelectual para situações inesperadas. Os cenários devem ser atualizados e personalizados, no entanto, à luz dos riscos mais relevantes para uma empresa em um determinado momento. 

Esses riscos mudaram mesmo nos últimos dias, com o surgimento de novos epicentros de doenças. E irão mudar de forma exponencial e de acordo com a evolução do covid-19.

Porém, a preparação intelectual por si só não é suficiente. Algo pode ser bem entendido, mas não ensaiado como uma capacidade. Os cenários devem, portanto, idealmente ser apoiados por jogos de guerra para simular e aprender com comportamentos sob estresse. Uma configuração de sala de guerra, com uma pequena equipe dedicada com poderes para decidir e executar, pode reduzir a complexidade organizacional.

11) Reflita sobre o que você aprendeu.

Em vez de soltar um suspiro de alívio e retornar às rotinas normais quando a crise desaparece, devem ser feitos esforços para não desperdiçar uma valiosa oportunidade de aprendizado.

Mesmo enquanto a crise está se desenrolando, respostas e impactos devem ser documentados para serem analisados ​​posteriormente e as lições destiladas.

Situações em rápida evolução expõem as fraquezas organizacionais existentes, como a incapacidade de tomar decisões difíceis ou um viés excessivo em direção ao consenso, que constituem oportunidades de melhoria.

Por exemplo, a segurança das companhias aéreas é um dos sistemas globais de aprendizado mais eficazes que temos a esse respeito. Cada vez que ocorre um incidente, desde pequenos percalços até acidentes trágicos, resultando em vidas perdidas, as causas principais são investigadas em detalhes forenses, de acordo com protocolos pré-acordados, e são feitas recomendações vinculativas.

Não é de surpreender que o vôo tenha se tornado uma das formas mais seguras de viajar, graças a aprendizados acumulados e adaptações de infortúnios anteriores.

12) Prepare-se para um mundo mudado.

Devemos esperar que a crise do Covid-19 mude nossos negócios e a sociedade de maneiras importantes.

É provável que alimente áreas como compras on-line, educação on-line e investimentos em saúde pública, por exemplo. 

Também é provável que mude a forma como as empresas configuram suas cadeias de suprimentos e reforce a tendência de se afastar da dependência de poucas mega-fábricas. 

Quando a parte urgente da crise for deixada pra trás, as empresas devem considerar o que essa crise muda e o que aprenderam para que possam refleti-las em seus planos futuros.

Desejamos a você muita serenidade e especial atenção a seus clientes e fornecedores para administrar seus negócios durante e pós a crise do coronavírus. Para isso o Meets é uma ferramenta de apoio  a sua gestão de clientes e ações no meio dessa pandemia. Faça um teste gratuito se ainda não se cadastrou . Nossa equipe está preparada para te auxiliar nesse momento.

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