Como montar sua central de atendimento via WhatsApp?

A sua empresa já possui uma central de atendimento via WhatsApp? Sabia que essa ferramenta é uma maneira eficiente de atrair novas leads e aumentar a comunicação com seus clientes? Neste artigo, vamos te guiar no processo de como montar sua própria central de atendimento via WhatsApp.

Aprenda também:

• Como distribuir seus clientes/leads para sua equipe de atendimento ou vendas;
• Como criar uma sequência de atendimento para seus clientes;
• Como automatizar ou semi-automatizar seu atendimento;
• Como organizar seus atendimentos por origem e tipo de produto.

Para quem serve uma central de atendimento via WhatsApp?

Com 130 milhões de usuários apenas no Brasil e mais de 10 milhões de usuários do WhatsApp Business, nesse momento que você está lendo esse artigo, o WhatsApp é hoje de longe a ferramenta mais importante em qualquer negócio no Brasil quando se trata de vendas e comunicação. Então, teoricamente, uma central de atendimento via WhatsApp serviria para a maioria dos negócios hoje no Brasil?

A resposta é SIM e NÃO.

Mas como assim?

Se você tem um número de atendimentos via WhatsApp baixo, teoricamente seria possível dar conta de atender todos de forma manual. Porém, o grande detalhe é que se você recebe pelo menos 5 contatos por dia no WhatsApp, ao final do mês são 150 novos potenciais clientes que chegaram até seu negócio. Fazendo um cálculo básico, no final do ano serão 1800.

Agora imagina você lidar com 50, 100, 200, 500 leads por dia?

Como lidar com essa quantidade de informações? Com um CRM, como o Meets, você daria conta desse trabalho.

Em um momento especial onde todos os negócios tiveram que se reinventar com a pandemia, ter uma central de atendimento via WhatsApp passou a ser crucial para qualquer tamanho de negócio, especialmente para aqueles que têm um número de atendimentos significativos por dia.

Gerenciar os diversos leads (contatos) no dia a dia de uma empresa pode ser crucial num momento de crise. Cada nova lead (contato) que chega deve ser trabalhada de forma rápida, clara e objetiva. Colocar essa nova lead dentro de um funil de atendimento e em uma cadência de datas é algo extremamente importante nos dias atuais.

Em toda nossa experiência assessorando mais de 1 mil negócios durante esses anos, podemos afirmar que a Regra de Pareto é muito válida e atual para quem foca realmente num funil de vendas assertivo, ou seja, 80% de sua receita vem de 20% de seus clientes.

Utilizando uma nova tecnologia, o Meets CRM desenvolveu uma ferramenta chamada central de atendimento.Essa ferramenta pode funcionar separadamente do CRM ou pode integrar-se ao sistema, o que o torna uma poderosa arma de vendas.

A central de atendimento é como se fosse mais uma integração nativa dentro do Meets. Se você já usa o Meets, sabe que além das diversas integrações que temos via Pluga, você tem disponível hoje dezenas de integrações nativas já incluídas em seu plano.

Assim, com a integração Meets CRM e central de atendimento, você poderá utilizar já o seu número de telefone atual (que sua empresa utiliza) e se aproveitar de todo o esforço comercial já feito. Nesse modelo, você consegue com apenas 01 número distribuir seus atendimentos de forma simples e rápida. Ao chegar uma mensagem, você poderá atribuir a uma equipe ou determinado atendente e ainda poderá ter todo o controle das conversas e todo o arquivo delas no histórico de seus clientes.

DICA DE LEITURA MEETS: Saiba mais sobre as frases prontas para atendimento ao cliente e vendas no WhatsApp, clique aqui e confira um texto especial no Blog do Meets!

Quais as vantagens de ter uma central de atendimento via WhatsApp?

• Centralização de todas as conversas em um único lugar;
• Gestão do atendimento e organização do atendimento;
• Gestão das demandas por produto ou serviço; 
• Relatórios gerenciais de desempenho;
• Diminuição de custos; 
• Trabalho remoto (você poderá ter pessoas em qualquer lugar e o número será o mesmo);
• Histórico de todos os atendimentos e demandas; 
• Funis de vendas e atendimento organizados;
• Mais uma fonte de geração de leads/clientes para sua empresa;
• Conhecimento mais detalhado das conversas e chat, podendo assim qualificar e melhorar sua taxa de conversão.

Se você deseja uma demonstração de como poderá utilizar o Meets Atend, clique aqui e conheça essa ferramenta incrível do Meets CRM.

Na prática, para montar sua central de atendimento via WhatsApp, as ferramentas necessárias serão:

1. Chip com aparelho celular ou telefone fixo habilitado;
2. Computadores (dependendo de quantos atendimentos você desejar);
3. O serviço do Meets CRM contratado.

Agora, imagine o seguinte cenário na sua empresa:

Hipoteticamente, você está recebendo entre 50 a 100 novas leads por dia. Isso, ao final de 30 dias, são 3000 mil leads e ao final de 12 meses são 36000.

Mesmo com uma equipe ótima, as condições de gestão de leads e clientes, se não estiverem bem organizadas, sua empresa estará perdendo negócios e dinheiro ao longo do ano.

Como você poderá organizar tudo isso de forma simples e prática para sua equipe?

O conceito é que qualquer sistema deverá ser útil e fácil se os operadores puderem utilizar o máximo dele, só assim valerá cada centavo investido. Feito isso, nossa equipe já estará pronta para te auxiliar com diversas ações que você poderá utilizar, como:

Como criar uma sequência de atendimento para seus clientes?

Aqui é um ponto crucial no seu processo de vendas.

Você poderá conseguir vários modelos de atendimento, mas só chegará ao ideal depois de muitos testes e adaptações. Nós temos vários modelos prontos que podem te ajudar a ter uma ideia de como poderá ser uma sequência ou cadência de atendimento para seus clientes.

No entanto, é muito importante deixar claro que o conhecimento dos detalhes de seu negócio apenas cabe a você e sua equipe, por serem pequenos detalhes que fazem uma enorme diferença.

Essa é uma outra vantagem de ter uma central de atendimento via WhatsApp com um número e vários atendentes.

Aqui você consegue escutar ou analisar as conversas de sua equipe, entendo e orientando melhor o processo e a sequência de atendimento e vendas. A criação do processo e sequência de vendas dentro do Meets é muito simples. Uma vez criado, sua equipe saberá exatamente o que fazer.

Existem alguns padrões que sugerimos sua empresa seguir, como exemplo:

• Procure responder às mensagens em no máximo 1 minuto ou menos, pois quanto mais você demorar a responder, mais fria irá ficar seu lead/cliente e menor será seu desejo.

Gosto de comparar esse atendimento a uma indicação de interesse. Meu pai sempre dizia que a importância que você dá ao cliente é diretamente proporcional à velocidade da resposta. Concorda?

Como criar uma automação ou semi automação no WhatsApp?

Com a integração Meets Atend + Meets CRM, você pode trabalhar de forma semi automática ou de forma automática.

Vantagens e desvantagens de automatizar os processos de atendimento:

✅Vantagens de automatizar os processos:

1. Maior rapidez de geração da oportunidade;
2. Mais uniformidade das mensagens; 
3. Diminuição de erros;
4. Menor trabalho manual.

❌Desvantagens em automatizar os processos:

1. Uma taxa menor conversão;
2. Menor conversa com seu lead/cliente bi-direcional;
3. Maior trabalho de recuperação.

Essa é uma decisão que apenas você poderá tomar. Aqui no Meets, já testamos de tudo e sempre estamos ajustando os processos internos conforme as taxas de conversão. Com pequenas mudanças, conseguimos aumentar exponencialmente nossa taxa de conversão. Para não nos chamar de mentirosos, digo apenas que foi exponencial. Optamos por um modelo híbrido de atendimento e isso tem nos feito avançar de forma bem assertiva com nossos clientes.

Dentro dos funis de vendas e atendimento do Meets, você poderá criar seu próprio sistema com uma cadência e organização. Existe a opção de automação e, se deseja conhecer, converse com nossa equipe de atendimento e saiba mais.

O Meets CRM é o primeiro CRM a possuir uma integração nativa com o WhatsApp e automação de BOT.

Como organizar por origem e tipo de produto que seus clientes desejam?

Organizar por origem e tipo de produtos na central de atendimento via WhatsApp é algo muito tranquilo. No próprio chamado dentro da conversa, no Meets Atend, você já pode definir os funis, tags e produtos/serviços, como mostra a imagem abaixo:

Como distribuir seus clientes/leads para sua equipe em uma central de atendimento via WhatsApp?

Outro ponto de destaque dentro do Meets CRM e da Central de Atendimento, é a distribuição em lote para equipes ou usuários.

Quando você começa a entrar na central de atendimento via WhatsApp, vários leads/clientes, pode tornar-se muitas vezes algo complicado.

Não para o Meets Atend.

Aqui dentro do Meets CRM, você poderá distribuir em lote, criando as oportunidades já com uma determinada TAG/STATUS, transferindo também em lote para um determinado atendimento ou equipe.

Se você quiser optar pelo atendimento via Bot (robô), converse com um de nossos especialistas.

Pronto para montar uma central de atendimento via WhatsApp com um CRM integrado?

Com a integração do Meets CRM com o WhatsApp, você tem as condições ideais de montar uma central de atendimento pela plataforma de mensagens.

Alguns destaques:

• Notificação de entrada de mensagens;
• Central de mensagens única (WhatsApp, Messenger, Telegram e Instagram) a ser implantada;
• Transferência de atendimentos para usuários;
• Gravação de mensagens na oportunidade do cliente dentro do CRM;
• Transferência de atendimento;
• Painel de atendimento;
• Criação de oportunidades em lote; 
• Atribuição de chamadas em lote;
• Relatórios personalizados;
• Um único número para vários atendentes;

Esse é um momento único para seu negócio. A pergunta é: Alguém hoje ainda atende ligações telefônicas sem saber a origem?

Pois é, o contato pelo WhatsApp é menos invasivo, mais assertivo e empático.

Pois é, o contato pelo WhatsApp é menos invasivo, mais assertivo e empático.

Se você continua perdendo vendas por não ter uma central de atendimento estruturada e acessível, está na hora de conhecer o Meets! O nosso CRM também possui diversas integrações, automações, um funil de vendas e análise do seu ROI (Retorno Sobre o Investimento), além de diversos serviços importantíssimos para sua empresa. Não perca tempo e vendas, conheça agora mesmo o Meets e faça um teste gratuito da nossa plataforma ou converse com nossos colaboradores.

O Meets é o primeiro sistema de CRM integrado a uma central de atendimento omnichannel com chatbot + IA.

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