Sua equipe está preparada para implantar um CRM? Cuidados e atenções importantes na hora de implementar

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Tempo de leitura: 12 minutos

Sua equipe está preparada para implantar um CRM? Cuidados e atenções importantes na hora de implementar

Já tratamos, anteriormente, no nosso blog sobre como implantar um sistema de CRM na sua empresa (Acesse o artigo clicando aqui).

Porém, é preciso, a princípio, ter em mente que as etapas de implementação do sistema tem suas complexidades, já que trata-se de uma mudança de rotina. Ou seja, o processo de implantação pode trazer diferentes níveis de dificuldades para cada negócio.

Mas, o que vai estabelecer uma maior dificuldade para um empresa e uma maior facilidade para um outra?

Justamente a forma como a sua empresa e sua equipe estão preparadas para receber a novidade.

O CRM (Customer Relationship Management), voltado ao gerenciamento do relacionamento com os clientes, permite uma gestão 360º. Isto é, seus recursos auxiliam o seu negócio nos quesitos de vendas, atendimento, marketing, bem como nos diversos pontos de contato com a marca. 

Implantar um CRM Meets

Sendo assim, um CRM vai automatizar as tarefas da sua empresa, acelerar processos e otimizar trabalho e tempo, deixando a dinâmica do seu negócio muito mais fluida.

Um CRM possui, de fato, inúmeras vantagens, sendo uma ferramenta essencial para qualquer negócio, independentemente de nicho ou porte, visto que alguns CRMs, como o Meets, unem a adaptabilidade e a versatilidade, adequando-se a qualquer tipo de negócio.

No entanto, para usufruir das vantagens de um CRM na sua empresa é preciso, primeiramente, saber como implementá-lo.

É justamente aqui o ponto no qual muitas empresas pecam.

A responsabilidade da implementação eficiente de um CRM na sua empresa não é exclusiva do provedor, visto que não estamos tratando apenas da “inserção” do sistema, mas sim da sua “integração”.

Inseri-lo é muito simples, mas colocá-lo para funcionar já é outro ponto.

Mudanças nos processos e na dinâmica de uma empresa nem sempre são simples de serem executadas, certo? Ainda mais tratando-se da implantação de um CRM.

Para isso, é preciso ter um planejamento estratégico, ter todo um projeto elaborado e apresentado para todo o time, além de ser necessário modificar práticas, etc. 

Enfim, são mudanças de rotina que exigem bastante cuidado e atenção, bem como muita sabedoria para executar as etapas.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para destacar alguns cuidados e pontos de atenção que você deve levar em conta na hora de implantar um CRM no seu negócio. 

Com as nossas dicas, você conseguirá usufruir com eficiência de todas as potencialidades de um CRM. Ficou interessado? Continue a leitura! 

Mas, antes de começar: o que é um CRM?

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, traduzido ao português como  “Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente“. A ferramenta auxilia a sua empresa a otimizar os processos de vendas, atendimento, as estratégias de marketing, bem como o relacionamento com os clientes.

➡️ O que é CRM e para que serve?

Além disso, um CRM permite que você realize uma gestão da sua empresa muito mais eficaz, sendo um excelente recurso para acompanhamento de negócios e tomada de decisões. 

Portanto, com um CRM a sua empresa tem grandes possibilidades de se destacar no mercado, qualificar as etapas de geração e gestão de leads, aumentar as taxas de conversão, alavancar as vendas, entre outras vantagens.  

Por que implantar um CRM na sua empresa?

Implantar um CRM Meets

Como já destacado no começo deste artigo, um CRM permite uma visão 360º do seu negócio, trazendo inúmeras vantagens para os mais diversos setores da sua organização.  

Portanto, um sistema permite que você e suas equipes realizem uma série de ações que otimizam a performance do negócio.

Um CRM otimiza a gestão da sua empresa em vários níveis: gestão de contatos, oportunidades, negócios, gestão de tarefas, de agenda, de metas comerciais, gestão de equipes, etc.

Ademais, com um CRM  você acessa todos os dados de clientes e negócios, bem como de vendas, tudo em só lugar, de maneira segura e centralizada. Acessa, também todo o histórico de interação da sua marca com leads, prospects e clientes.

➡️ Que tipos de dados são tratados e cruzados por uma plataforma de CRM?

Assim, com uma gama de dados, você consegue otimizar as negociações e elaborar propostas e contratos comerciais personalizados, de modo que garanta uma boa experiência ao cliente.

Além disso, com os diversos recursos e com a automatização de um CRM o seu time se torna mais produtivo.

➡️ Como aumentar a produtividade de sua equipe com um CRM?

Todos os passos dados na sua empresa podem (e devem) ser acompanhados, sendo possível, para isso, acessar relatórios personalizados, gráficos e métricas de vendas para mensurar o sucesso das suas estratégias e a saúde do seu negócio.

Com a disposição de dados, você e sua equipe conseguem estabelecer processos de planejamento e execução de estratégias muito mais assertivas, o que, consequentemente, tende a resultar em melhores resultados e mais vendas. 

Porém, para que você consiga implantar um CRM com sucesso e que o uso do sistema seja revertido em bons resultados, é preciso ficar atento a algumas práticas e evitar alguns erros

Por que é importante implementar um CRM de maneira correta no seu negócio? 

Primeiramente, se você está decidido a implantar um CRM no seu negócio é porque existem pontos a serem otimizados, certo?

Possa ser que suas taxas de conversão estejam lá embaixo.

A gestão de leads do seu negócio pode ser ineficiente.

Você e sua equipe podem estar com dificuldades para tratar os dados de clientes, recorrendo, ainda, a práticas obsoletas.

O seu negócio não consegue garantir um bom customer experience, principalmente por encontrar muita dificuldade para personalizar propostas comerciais e atendimento ao cliente.

➡️ Como melhorar o seu Customer Experience com o Meets?

Além disso, as estratégias de marketing podem ser pouco assertivas.

Enfim, são inúmeros pontos que você pode ter como objetivo corrigir e/ou otimizar.

Obviamente, se você tem objetivos e lança estratégias para alcançá-los, você vai querer obter sucesso, certo?

Sendo assim, se você adota o uso de um CRM para melhorar o desempenho e os resultados, fazer a utilização incorreta do sistema não é o recomendado, visto que pode ter o resultado inverso.

Por exemplo, o CRM auxilia você a melhorar a experiência do seu cliente, na medida em que possibilita um maior conhecimento sobre ele, o que dá munição para você e sua equipe ser muito mais assertivo no contato.

Contudo, se você e seu time não souberem e não estiverem preparados para usar as ferramentas do CRM e os dados disponíveis, executando tudo de modo confuso, a experiência do cliente, na verdade, pode ser negativa.

Então, nota-se que é o famoso “8 ou 80”.

Não jogue dinheiro fora

Outro ponto, é que você estará investindo recursos.

De modo bem direto, se você investe em um CRM ($$) e o utiliza de maneira errada, você, além de desandar com o seu negócio, está jogando dinheiro no lixo.

“Ah, então se eu não souber usar um CRM eu devo desistir de utilizá-lo?”

Não!

Muito pelo contrário.

Se as estratégias não estão funcionando, você deve recalcular os percursos e redesenhar as estratégias.

Ademais, para até mesmo evitar más práticas no uso de um CRM, é preciso que você, previamente, se prepare, prepare o seu negócio e sua equipe para implantar o CRM.

É justamente sobre isso que iremos destacar a partir agora, trazendo alguns pontos importantes sobre a implantação de um CRM, erros frequentes, obstáculos e cuidados que devem ser observados com atenção.

Contar com um CRM de qualidade, como o Meets, é a melhor solução para o seu negócio se destacar no mercado, otimizando a performance da organização. Contudo, vale reforçar que para obter sucesso é preciso bastante empenho e ter a noção que o CRM automatiza funções, otimiza trabalho e tempo, mas não trabalha sozinho

Ou seja, ele facilita muito o trabalho na sua empresa, mas caso você pense em implantá-lo sem o mínimo de planejamento e preparo anterior, pode ter muita dor de cabeça futuramente.

Principais passos para implantar um CRM na sua empresa

Implantar um CRM Meets
Confira o passo a passo para implantar um CRM no seu negócio.

Abaixo, estão elencados tópicos trazendo os principais passos que devem ser seguidos para implantar um CRM no seu negócio. Você pode conferir o detalhamento de cada tópico acessando o artigo “Como implantar um sistema de CRM?”, disponível no nosso blog clicando aqui.

Confira os passos: 

  • Realize uma análise e um mapeamento do seu negócio; 

  • Tenha objetivos a serem alcançados;

  • Adote uma cultura de CRM na sua empresa;

  • Envolva toda a sua equipe no processo, na medida em que a implantação de um sistema de CRM não deve acontecer de maneira vertical, mas sim em comunicação com toda a equipe; 

  • Tenha toda a sua equipe ao seu lado nesse processo;

  • Comunique a novidade para toda a equipe; 

  • Defina um planejamento com cronograma de implantação do sistema de CRM, deixando todas as etapas bem claras e amarradas;

  • Realize treinamentos para que a sua equipe saiba implantar um CRM e utilizar o sistema;

  • Mostre os benefícios da implantação de um sistema de CRM;

  • Acompanhe de perto seus vendedores; 

  • Defina métricas, monitore os resultados e apresente os progressos a todos.

Quais os principais obstáculos na hora implantar um CRM no seu negócio? 

Destacamos, até aqui, o que é um CRM, qual a sua importância, os porquês de se implantar um CRM de forma correta e quais passos se seguir. 

Mas, como destacamos, todo o processo de implementação de um sistema de CRM deve ser seguido com bastante cuidado e atenção, permitindo, assim, que o uso da ferramenta seja revertido em bons resultados.

Talvez tenha ficado um pouco confuso ou tenha dado um certo receio a informação de que a implantação de um CRM pode não ser fácil, certo?

E isso é verdade.

Dependendo das condições reunidas para a implantação de um CRM na rotina da sua organização, o processo pode ser mais simples ou mais complexo.

Você acredita que a sua equipe está pronta para implantar um CRM? Acha que o seu negócio está preparado para receber a solução?

Antes disso, é importante conferir alguns obstáculos na hora de implantar um CRM para não errar!  

 Já ouviu falar que a pressa é a inimiga da perfeição? 

Pois é…

Um dos grandes obstáculos que levam ao erro é a pressa na tomada de decisões.

Um gestor fica tão empolgado com a ideia de implantar um CRM na sua empresa que quer fazer isso o mais rápido possível.

Contudo, muitas vezes a empresa está desorganizada, não entrega resultados esperados, entre outras falhas.

Assim, antes de preparar o terreno, o gestor impõe a sua autoridade e decide trazer a solução para a empresa.

Tudo bem que a intenção é preencher lacunas, mas é preciso, anteriormente, deixar tudo pronto para receber o CRM.

Portanto, muitos gestores acabam se precipitando e implementando o CRM em um prazo curto

Além disso, sem um planejamento prévio e um mapeamento do negócio, alguns gestores nem sequer se preocupam em encontrar a melhor solução em CRM, àquela ideal para o seu negócio ou que ofereça o que a empresa está precisando. 

Falta de planejamento 

Implantar um CRM Meets

Um outro grande erro, que não deixa de ser um obstáculo, é buscar implantar um CRM sem ter um planejamento prévio.

Porém, uma das primeiras etapas para implementar um CRM no seu negócio é ter, justamente, um planejamento.

Se você não tem um planejamento para servir como base, fica difícil saber onde quer chegar com a solução e, consequentemente, alcançar bons resultados. 

Ao mencionarmos sobre a ausência de um planejamento inicial, tratamos, sobretudo, do não conhecimento acerca de como o CRM vai atuar em cada etapa e como vai auxiliar na execução de tarefas.

Gestor fantasma 

Sim, ainda tem mais esta: o gestor que quer tudo organizado, mas não quer organizar.

Sem dúvidas, a falta de envolvimento do gestor é um dos maiores obstáculos.

Se você voltar ao tópico sobre como implantar um CRM, destacamos como um dos passos a mudança na cultura da sua empresa.

Ou seja, a implantação de um CRM é uma mudança complexa na dinâmica do seu negócio. Não é um simples “Chefe, instalei um equipamento novo na sala A” ou “Senhor(a), coloquei um software naquela máquina”…  

É, na verdade, uma mudança organizacional e cultural do seu negócio, estando o CRM aplicado a todos os setores da sua organização e como recurso otimizador das tarefas.

Ou seja, a participação do gestor é o mínimo! 

Portanto, o gestor ou os gestores devem estar envolvidos diretamente, assumindo o seu papel de liderança.

Falta de engajamento da equipe 

Implantar um CRM Meets

Pode ter a falta de engajamento do gestor, mas também a equipe pode não estar engajada como deveria.

O preparo da equipe para implantar um CRM é crucial!

Como estabelecer uma nova rotina com um CRM se a equipe não recebe bem a solução, sobretudo por não conhecer o funcionamento dela e quais benefícios ela trará? 

Se você não coloca o CRM como cultura da sua empresa, tenha certeza que muitos colaboradores não conseguirão acompanhar o ritmo da implantação. 

Além disso, se você decidir implantar um CRM de maneira vertical, além de não recomendado, pode ser que a sua equipe não receba muito bem a novidade.

Essa “rejeição” pode resultar em uma má implementação e, consequentemente, em uma má utilização da ferramenta.

Se você não deixa claro que o CRM vai trazer melhores resultados em todos os setores da empresa, vai otimizar tempo, facilitar o trabalho do próprio time e gerar melhores resultados, a motivação da sua equipe para a mudança pode ser bem abaixo. 

Alguns vícios antigos podem perdurar por muito tempo, em virtude da resistência por parte de alguns, os profissionais podem achar que você apenas arrumou uma forma de controlá-los, os colaboradores podem ficar “perdidos” nas funções, além de não ver tanta utilidade em alguns recursos, justamente por não saber da relevância destes.

Principais erros na hora implantar um CRM 

Dando sequência, listamos alguns pontos (erros) comuns que você deve prestar muita atenção na hora de implantar um CRM, de modo que não os repita. Confira: 

#Desconsiderar quem vai utilizar a ferramenta 

Aqui, tratamos da importância de promover um processo horizontal de implementação do CRM.

Muitas empresas acabam tomando decisões sem pensar em como isso vai interferir na dinâmica dos times. 

Assim, ao se adotar novos processos e recursos, como um CRM, pensando-se em melhorar a produtividade da equipe, tem-se o resultado oposto, piorando, na verdade, a  produtividade. 

Ou seja, para que isso não ocorra o CRM deve ser implementado de modo que seja útil para todos que irão utilizá-los e de fácil acesso. Sendo assim, é necessário envolver suas equipes no processo de implementação, deixando tudo bem detalhado e claro, bem como realizar treinamento para o uso da plataforma. 

#Não definir bem os processos 

Implantar um CRM Meets

Como já foi mencionado, um CRM não trabalha sozinho.

Do mesmo modo, ele não vai resolver sozinho os problemas da sua empresa.

Portanto, para que a estratégia de CRM venha a surtir efeito positivo, é necessário ter processo de vendas, follow-up, estratégias de atendimento, entre outros pontos, muito bem definidos. 

Ou seja, tenha um planejamento

Um CRM, por exemplo, como o Meets, ajuda bastante na geração de leads, dando diversas possibilidades para que sua equipe faça uma correta gestão a posteriori.

Porém, como ficou claro, o CRM não faz isso sozinho. De nada adianta receber muitos leads se sua equipe não soube trabalhá-los, e, para isso, é preciso ter todos os processos bem claros e alinhados.  

#Achar que a mudança cultural na empresa não importa

Implantar um CRM exige uma série de mudanças organizacionais no seu negócio. Essas mudanças se referem tanto a visão acerca do CRM quanto ao atendimento ao cliente.

Contudo, naturalmente, toda mudança de rotina tem uma resistência inicial. O que vai diferenciar é a duração e força dessa resistência. Isto é, a dinâmica vai mudar, as tarefas passarão a ser executadas de modo diferenciado e o processo pode levar um tempo até que todos entendam a importância do CRM.

Porém, esse tempo pode ser muito mais curto caso haja uma mudança cultural na sua empresa.

Um dos grandes erros é achar que basta implantar um CRM e pronto, a equipe toda tomou consciência e mudou suas percepções.

É preciso realizar todo um trabalho. Portanto, necessita-se reforçar os valores da empresa e, realmente, desenvolver uma nova cultura na qual o cliente esteja no centro, visto que a realidade atual de mercado exige isso

Estabelecendo novas percepções na sua empresa e propagando isso entre as equipes é um dos pontos de partida para um CRM atingir o seu potencial máximo. 

# Não integrar o CRM com outras plataformas e ferramentas

Ao implantar um CRM, tem-se como ideia facilitar o cotidiano do seu negócio, certo? Para isso, é preciso explorar as diversas potencialidades da solução. 

Sendo assim, quanto mais você integrar com as tecnologias disponíveis, melhor. Desse modo, você evita duplicação de informação, incongruência de dados, além de otimizar diversos processos de vendas, atendimento, marketing e gestão. 

Desse modo, constate se o CRM está integrado às ferramentas de vendas, marketing, atendimento, gestão, entre outras

Além disso, o Meets CRM é um exemplo de ferramenta que dispõe de uma série de integrações. Com o Meets, você pode integrar ao sistema ferramentas de comunicação por voz, chat, como WhatsApp, Telegram e Instagram, por voz, como o VtCall, ferramentas de e-mail, de formas de pagamento, como o PagSeguro, de e-commerce, entre outras.

➡️ Confira aqui as nossas integrações. 

Com essas integrações, você potencializa o uso do CRM e executa as tarefas com mais rapidez e praticidade.

#Não persistir  

Implantar um CRM Meets

Pode não parecer, mas é comum haver desistências após pouco tempo de uso/teste de um CRM

No começo, há todo um ânimo para implantar um CRM, almejando excelentes resultados.

Contudo, com o passar dos dias, os resultados não vem sendo próximos ao esperado e logo o recurso é deixado de lado.

Se isso acontece, é porque pode haver falhas na implantação do recurso e, ainda mais, a importância do CRM ainda não está clara

Contudo, é preciso manter a esperança no recurso.

Se você tem um planejamento, decidiu preencher lacunas e otimizar processos, e percebeu que o CRM é a solução ideal, persista!

Os resultados não chegam de um dia para o outro, até porque estamos tratando de uma mudança, a qual os efeitos irão surgir gradualmente. 

Óbvio que alguns resultados chegam rapidamente, diante da otimização de tarefas, mas em um contexto geral, nada é de um dia para o outro. 

Se os resultados não estão saindo como o esperado, reforce e/ou redesenhe suas estratégias, mas não desista.

Ademais, entra em questão, novamente, a importância de contar com um bom CRM, fornecido por uma empresa que tenha um compromisso com o cliente (no caso o seu negócio).

O Meets CRM oferece o suporte ideal para que o nosso sistema seja implantado de maneira eficiente na sua empresa. Um dos recursos, por exemplo, é o serviço de onboarding, oferecido aos clientes para ter a melhor preparação para utilizar o CRM.

Ainda não tem uma conta no Meets? Crie agora mesmo a sua conta teste clicando aqui e experimente a melhor solução para o seu negócio. Ao longo de todo o processo, você contará com o suporte de uma equipe altamente qualificada e disposta a ajudar a sua empresa a crescer. 

Pronto para implantar um CRM na sua empresa?

Agora que você já conhece o CRM, a sua importância, vantagens do sistema, como implantar e quais cuidados tomar, que tal adotar o uso de um CRM no seu negócio?

Com o Meets CRM você tem as melhores soluções em vendas, gestão de leads e atendimento.

O Meets CRM  une versatilidade e adaptabilidade, atendendo mais de 40 segmentos do mercado nacional e internacional, adequando-se a empresas de todos os nichos e portes. 

Com os recursos e integrações do Meets, sua marca conta com grande possibilidades para atrair e envolver cada vez mais leads, prospects e clientes. Além disso, você organiza e promove mais vendas, conhecendo cada cliente e sabendo como garantir experiências satisfatórias.

O Meets se destaca como o primeiro CRM com central de vendas e central de atendimento, sendo uma solução omnichannel. Assim, você recebe todos os leads e mensagens advindos dos mais diversos canais na nossa central integrada ao CRM. 

No Meets, você gerencia suas oportunidades de maneira rápida e prática. Você encontra em uma única tela dados valiosos sobre as suas oportunidades, o que auxilia no planejamento e na execução de estratégias certeiras. 

Nas oportunidades você pode consultar históricos, realizar ligações, enviar mensagens e-mail, receber mensagens, adicionar lembretes, realizar agendamentos, além de inseri-las em funis personalizados.

Ademais, você consegue acompanhar todos os passos, tendo maior controle sobre seu time e negócios e analisando dados e métricas de vendas

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Thomáz Pinho

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