Quais os riscos de utilizar planilhas para armazenar dados e como isso interfere negativamente na minha empresa?
Você conhece os riscos de usar planilhas para armazenar e proteger dados? Sabe como isso pode interferir de forma negativa na sua empresa e na reputação? Confira mais abaixo e saiba por que você precisa abandonar as planilhas imediatamente.
Inicialmente, observa-se que diversas empresas ainda utilizam planilhas para organizar processos de vendas e gestão. Todavia, enganam se veem que essas mesmas planilhas podem garantir a segurança dos dados e informações ali presentes. Por isso, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), aprovada em 2018, e criada com o objetivo de instaurar um cenário de segurança jurídica e padronização de práticas e normas na proteção de dados pessoais dos brasileiros, pode atuar efetivamente nas empresas que estão vulneráveis à vírus e extravios, expondo-se a perda de todos os dados e vazamento das informações.
Nos casos de descumprimento da LGPD, as empresas e/ou instituições podem ser condenadas ao pagamento de uma multa de até 2% do faturamento líquido. Dessa forma, trabalhar com planilhas não é uma boa maneira de proteger dados ou garantir um processo de vendas organizado. Conheça abaixo os benefícios de contar com um CRM no descarte de planilhas para armazenar dados e quais as limitações das mesmas.
Desvantagens de contar com planilhas para armazenar dados e administrar sua empresa
Se sua empresa ainda acha seguro contar com planilhas para armazenar dados, saiba que isso pode prejudicar – e muito! – a imagem e reputação da sua marca, principalmente se esses dados ou informações vazarem. Além do prejuízo financeiro e judicial, seus clientes não irão mais sentir confiabilidade e segurança nos processos realizados pela sua empresa, afetando diretamente seu relacionamento com o consumidor e a identidade da sua marca.
Por isso, confira abaixo quais são as principais desvantagens de contar com planilhas para armazenar dados e realizar a gestão do seu negócio.
1. Falta de segurança nas restrições de acesso
Inicialmente, observa-se a falta de segurança nas restrições de acesso para as planilhas. Sabe-se, é claro, que existe um link de compartilhamento que deixa os dados vulneráveis a medidas de segurança. Por conseguinte, você teria que restringir conteúdos estratégicos a determinados usuários, minimizando a centralização e andamento de processos pela equipe.
O Excel, por exemplo, pode liberar uma senha de acesso para colaboradores. Todavia, uma vez que ela for esquecida, não há como resgatá-la, ou seja, você perde o acesso àqueles dados, caso que poderia ser resolvido com a utilização de um sistema seguro e centralizado, como o CRM (Customer Relationship Management).
2. Dificuldade de integrar diversas informações dos múltiplos canais
Ademais, você enfrentará uma dificuldade na integração das diversas informações advindas de múltiplos canais. Os riscos de utilizar planilhas para armazenar dados e conectar informações, nesse caso, refere-se diretamente à análise separada dos dados que poderiam facilitar a criação de estratégias mais abrangentes. O Excel, por exemplo, além de não conseguir garantir uma segurança tão precisa, não oferece a integração de planilhas sobre o planejamento orçamentário, realização de projeções, fluxo de caixa e geração de relatórios personalizados.
Dessa forma, além de você perder mais tempo na análise de cada planilha, não há como otimizar as informações já existentes. Se uma antiga lead retornou o contato, por exemplo, você tem acesso atualizado dos últimos passos dela na sua empresa? Sabe por qual canal ela entrou? Em que fase do funil ela estava antes? Essas questões são facilmente resolvidas quando você centraliza e armazena os dados e informações em um software.
3. Demanda de muito tempo para a organização de planilhas
As planilhas, principalmente as de gestão e vendas, demandam de um tempo maior para a organização das mesmas. Dessa maneira, sua equipe trabalha mais em ações que poderiam ser automatizadas em um CRM. Com a utilização de planilhas, há uma diminuição, consequentemente, na produtividade dos colaboradores. Os vendedores, por exemplo, passam mais tempo agarrados a planilhas de vendas do que realmente vendendo.
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Outrossim, elas não conseguem manter-se atualizadas. Geralmente, se você possui uma planilha de vendas, ela pode não estar sendo atualizada quanto deveria, devido a falta de uso. Isso certamente está atrelado ao fato de que o registro de dados em uma planilha simplesmente NÃO é uma parte importante do fluxo de trabalho envolvido em conquistar novos clientes.
Refletindo acerca, você analisa que não há um objetivo concreto no rastreamento efetivo e resgate das leads, ação que requer consistência e precisão nos dados. A partir daí, a planilha é facilmente descartada e você precisará de um sistema operacional automatizado e seguro, como o Meets.
4. Não favorece a rápida tomada de decisão
Além disso, as planilhas utilizadas para armazenar dados e facilitar a gestão não são favoráveis à tomada de decisões rápidas, estratégicas e assertivas. Como dito no tópico anterior, você não obtém acessibilidade suficiente para extrair os dados necessários dos diferentes departamentos, ou seja, há um trabalho maior para análise e criação de estratégias. Os gestores terão que realizar auditorias internas, ação que demanda mais tempo, esforço e possivelmente custos extras.
A partir disso, quando as informações chegarem nas mãos dos decisores, elas podem estar desatualizadas e o gestor terá que se basear naqueles dados disponíveis, contudo ele não terá muito tempo para análises e terá que tomar decisões às pressas, abrindo margem para possíveis equívocos.
5. São mais suscetíveis a erros
As planilhas também mostram-se mais suscetíveis a erros, perdas e fraudes. Isso se deve diretamente ao fato de que as mesmas não foram feitas para fins empresariais, podendo ter códigos ocultos ou entradas erradas. Os dados ali presente também podem apresentar erros de entrada ou de ortografia.
A aplicação de diversos dados, fórmulas e links nas planilhas pode acarretar em uma demora ou dificuldade no acesso, requerendo do usuário uma certa paciência e até equipamentos com mais recursos.
6. Limitações na comunicação interna
Por fim, quando você utiliza planilhas para armazenar dados e realizar a gestão há uma perda notória na comunicação da equipe. Em softwares centralizados, você observa qual colaborador realizou determinada ação e quais podem ser os próximos passos do mesmo, organizando o time e as estratégias para conversão das leads.
Já nas planilhas, você libera o acesso e qualquer colaborador poderá realizar determinada alteração sem o conhecimento dos outros funcionários, repetindo assim ações que já foram feitas, por exemplo. Elas também não são ambientes propícios ao diálogo e trocas, papel importante e necessário em qualquer empresa.
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LGPD, gestão de vendas e CRM
Como visto, as planilhas não são suficientes para armazenar dados e realizar uma gestão assertiva e analítica. Na gestão de vendas, a LGPD define algumas regras básicas relacionadas à coleta, tratamento, acesso e justificativa do uso de dados que precisam ser levadas em conta por qualquer empresa. Resumidamente, elas tratam sobre a autorização de dados pessoais de acordo com a Política de Privacidade, a justificativa clara sobre o uso e a disponibilidade de acesso para que o usuário possa modificar ou excluir os dados permanentemente.
Claramente, esses pontos não são encontrados em planilhas para garantir a proteção de dados. Portanto, o sistema seguro para a organização e gestão da sua empresa é o CRM. Os softwares que possuem um cuidado maior na preservação dos dados, como o Meets, estabelecem uma página voltada a explicação da LGPD no sistema. Com isso, sua empresa fica assegurada nos processos de gestão das informações e dados, aplicando funções de privacidade (definição de quais informações serão vistas por cada usuário) e obtendo uma base jurídica para o processamento.
Conseguiu compreender mais sobre os riscos de usar planilhas para armazenar dados?
Entendeu mais sobre os riscos que sua empresa corre ao utilizar planilhas para armazenar dados? Então pare de usá-las imediatamente e evite correr riscos de vazamentos ou fraudes.
Atente-se a LGPD, suas normas e pontos importantes que podem ser essenciais para o seu nicho de mercado, dependendo dos tipos de dados coletados. Também não deixe de contar com o Meets CRM para ajudá-lo a deixar as planilhas de lado e adaptar sua empresa à modernidade de um CRM integrado a uma central de atendimento pelo WhatsApp.
Nosso sistema operacional, atuante a 9 anos no mercado, já auxiliou mais de 2000 empresas em variados mercados a deixarem as planilhas e trabalharem ativamente com leads. Com o Meets, as marcas conseguiram alavancar a conversão, empregar um funil de vendas e atendimento acessível e reduzir a Taxa de Churn.
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