BPM: o que é e como pode ser implementado na sua empresa

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BPM: o que é e como pode ser implementado na sua empresa. Meets.
Tempo de leitura: 6 minutos

BPM: o que é e como pode ser implantado na sua empresa

Você conhece ou já ouviu falar em BPM no contexto de negócios? Sabe como ele pode ser útil na gestão da sua empresa? Leia mais abaixo e observe como a metodologia pode trazer benefícios nos processos gerenciais. 

O BPM (Business Process Management), na tradução para o português como Gerenciamento de Processos de Negócio, pode ser definido como uma técnica/abordagem que visa facilitar a gestão e sistematizar os processos complexos e até mesmo individuais, objetivando o aumento na eficiência da empresa

O BPM vem com o intuito de criar uma disciplina para que os gestores possam obter uma visão melhorada do seu negócio e assim corrigir possíveis problemas, tornando-se mais competitivo em relação ao mercado e suas necessidades. Portanto, aplicar o Business Process Management na sua empresa será essencial para que a tecnologia possa se unir com a gestão empresarial com o objetivo de otimizar os resultados do dia a dia e observar claramente o andamento dos processos.

Conheça abaixo os benefícios detalhadamente e veja como ele pode ser utilizado na sua empresa.   

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BPM e sistematização dos processos. Meets.
BPM e sistematização dos processos. Reprodução: www.freepik.com

Benefícios do BPM 

As vantagens de contar com o BPM são diversas para facilitar processos na sua organização. Veja mais abaixo. 

1. Maior controle administrativo 

Inicialmente, você observa que há um maior controle administrativo com a utilização do BPM. Com ele, há uma melhoria significativa na comunicação entre as áreas e no monitoramento dos processos envolvidos em cada uma. Assim, você consegue implantar um sistema que observa a execução de cada atividade e dá possibilidades de gerir facilmente a equipe. 

A empresa Bodytech, por exemplo, adotou o BPM e observou uma melhoria nos processos, principalmente nas áreas de Gerência de Departamento Pessoal e a Diretoria de Obras. Com isso, a rede de academias tornou-se referência no mercado por oferecer um alto padrão de qualidade nos serviços e infraestrutura.

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2. Automação de processos 

Outrossim, observa-se a automação de processos com o BPM. Nele, você agrega valor às entregas e torna os processos administrativos ainda mais facilitados e tecnológicos

Atrelado a um sistema de CRM, você descomplica o atendimento ao cliente, principalmente quando têm-se o omnichannel, e utiliza-o para alavancar a excelência dos serviços. Além disso, com a centralização de históricos e informações disponibilizada pelo software de CRM, seu time personaliza a comunicação de acordo com a etapa do funil em que a lead se encontra.

As funcionalidades da automação também são essenciais no envio de e-mails de boas-vindas, agendamento de reuniões com lembretes para o consultor/vendedor e criação de uma atividade para facilitar o follow up.

3. Aumento na produtividade 

Ademais, observa-se uma alavancada na produtividade com o uso do BPM. Como visto no tópico acima, o BPM permitirá que sua empresa automatize e otimize os processos sempre que possível e nos setores necessários para tal. Desse modo, você facilita o fluxo de trabalho, tem insights a respeito do que pode ser melhorado para conversão e tem tarefas executadas de forma mais ágil e direcionada.  

Assim, seu negócio garante que obstáculos nos processos sejam minimizados e observa a transparência e agilidade graças a eliminação de barreiras que prejudicavam as metodologias. 

4. Segurança nos dados 

Além disso, há uma melhoria na segurança dos dados com a aplicação do BPM. Assim como o CRM que trabalha para eliminar planilhas e proteger dados, o BPM emprega-se para facilitar o mapeamento das atividades e padronização/automação dos processos, ações que permitem a observação de possíveis brechas em seu negócio. Com isso, você saberá exatamente onde cada informação está e para quem ela pode ser transmitida, aumentando a segurança e sigilo dos dados presentes na sua empresa.

5. Integração melhorada na empresa 

O BPM funciona assertivamente quando toda empresa está integrada, contribuindo para o entendimento do gestor sobre o funcionamento da sua organização. Utilizando softwares que integram os setores, como o de marketing e vendas, você consegue centralizar as informações e melhorar os processos.

6. Redução de custos 

Por fim, com a aplicação do BPM, você observa uma redução de custos significativa na sua empresa. Isso ocorre porque, como citado nos tópicos acima, há organização do fluxo de trabalho e qualidade nos processos e etapas, fatores importantes para eliminar o desperdício de recursos e de problemas que podem ser causados por conta de um mau planejamento

BPA X BPM

Algumas pessoas ainda confundem os conceitos de BPM e BPA. Contudo, você precisa entender as diferenças de cada um para observar qual dessas metodologias se encaixa melhor na sua perspectiva comercial e estratégica.

O BPM, como vimos, está ligado às metodologias/práticas que mapeiam os processos de trabalho e aperfeiçoam a organização, identificando os problemas para que as expectativas e necessidades do consumidor estejam alinhadas e assertivas. O BPM não é um segmento de mercado e também não é apenas uma ação que melhora o negócio, ele encaixa-se como uma análise individual e geral que visa alavancar processos

Já o BPA, ou Business Process Analysis, refere-se a metodologia utilizada para acelerar processos por meio da automação. Ou seja, a partir do BPA, sua empresa consegue aplicar ferramentas que empregam eficiência, agilidade e produtividade nas ações como revisões de projetos ou pedidos de novos equipamentos, por exemplo. 

Portanto, a diferença entre ambos está relacionada à abrangência do BPM sobre o BPA. Analisando os conceitos, observa-se que o BPM engloba o gerenciamento de processos em todas as etapas, inclusive no quesito de automação. Assim, o BPA pode ser considerado uma aplicação com mais foco na análise de processos e padronização de símbolos. 

Trabalhar ambos conjuntamente pode ser assertivo para mapear os estágios de cada processo e assim garantir que ele seja bem executado, identificando possíveis gargalos e otimizando o tempo que cada projeto leva para ser feito

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Como implantar o BPM na sua empresa 

Para empregar o BPM assertivamente na sua empresa, você precisa atentar-se a um processo que engloba processos essenciais. Observe mais abaixo. 

1. Planejamento 

Inicialmente, você deve começar realizando um planejamento estratégico para que os processos possam estar alinhados aos objetivos estratégicos. A partir daí, você define quais as atividades/ações estão em estado mais “crítico” e precisam de revisão e adaptação com melhorias.

2. Modelagem

A etapa da modelagem vem para que você, como gestor, possa observar em uma representação visual como anda o fluxo de trabalho da sua empresa. Por conseguinte, há uma melhoria no entendimento e análise dos processos.

3. Implantação

A terceira etapa consiste em realizar testes em um pequeno grupo para observar como eles irão lidar com a implantação do BPM. É válido analisar o andamento do time de perto para compreender quais foram as dificuldades e quais foram os acertos. Nesse estágio, também recomenda-se a restrição no acesso de certas informações confidenciais por parte de terceiros.

4. Monitoramento e controle

Por fim, como toda e qualquer estratégia, você precisa ter um controle e monitoramento para que ela possa ser assertiva e direcionada. Desse modo, o BPM usa métricas necessárias para observar se há gargalos que prejudicam a estratégia como um todo. Com ele, você também analisa a execução do fluxo de trabalho e a agilidade.

Gerenciamento de processos com o BPM. Meets.
Gerenciamento de processos com o BPM. Reprodução: www.freepik.com

BPM e CRM: Como essas estratégias podem ser eficazes funcionando em conjunto

Utilizar a estratégia de BPM (Business Process Management) e a ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) juntamente pode trazer diversos benefícios para sua empresa. Enquanto o software de CRM vem para aprimorar o relacionamento da marca com seu consumidor, o BPM serve para otimizar os fluxos de trabalhos e organizar os processos

Assim, o CRM será responsável por armazenar informações sobre os consumidores a medida que o BPM otimizará o processo de venda. Dessa forma, você consegue obter clareza em relação aos KPIs utilizados no CRM e necessários para o sucesso das aplicações de melhorias do BPM, além do aumento em relação ao número de oportunidades que sua marca terá, visto que, o CRM armazena dados que são utilizados no BPM para criar oportunidades de negócio para sua empresa.

Está pronto para aplicar o BPM no seu negócio? 

Conseguiu compreender mais do conceito de BPM? Está pronto para utilizá-lo na sua empresa juntamente com um CRM? Então não perca tempo, prepare seu planejamento, observe visualmente o fluxo de trabalho e implemente o BPM como metodologia para sua marca

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Carol Rodrigues

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