BPM: o que é e como pode ser implantado na sua empresa
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Você conhece ou já ouviu falar em BPM no contexto de negócios? Sabe como ele pode ser útil na gestão da sua empresa? Leia mais abaixo e observe como a metodologia pode trazer benefícios nos processos gerenciais.
O BPM (Business Process Management), na tradução para o português como Gerenciamento de Processos de Negócio, pode ser definido como uma técnica/abordagem que visa facilitar a gestão e sistematizar os processos complexos e até mesmo individuais, objetivando o aumento na eficiência da empresa.
O BPM vem com o intuito de criar uma disciplina para que os gestores possam obter uma visão melhorada do seu negócio e assim corrigir possíveis problemas, tornando-se mais competitivo em relação ao mercado e suas necessidades. Portanto, aplicar o Business Process Management na sua empresa será essencial para que a tecnologia possa se unir com a gestão empresarial com o objetivo de otimizar os resultados do dia a dia e observar claramente o andamento dos processos.
Conheça abaixo os benefícios detalhadamente e veja como ele pode ser utilizado na sua empresa.
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![BPM e sistematização dos processos. Meets.](https://blog.meets.com.br/wp-content/uploads/2022/07/business-woman-talking-about-financial-project-taking-notes-discussing-start-up-ideas-using-laptop-diverse-employees-gathered-in-co-working-working-process-in-busy-company-teamwork-help-concept-1.jpg)
Benefícios do BPM
As vantagens de contar com o BPM são diversas para facilitar processos na sua organização. Veja mais abaixo.
1. Maior controle administrativo
Inicialmente, você observa que há um maior controle administrativo com a utilização do BPM. Com ele, há uma melhoria significativa na comunicação entre as áreas e no monitoramento dos processos envolvidos em cada uma. Assim, você consegue implantar um sistema que observa a execução de cada atividade e dá possibilidades de gerir facilmente a equipe.
A empresa Bodytech, por exemplo, adotou o BPM e observou uma melhoria nos processos, principalmente nas áreas de Gerência de Departamento Pessoal e a Diretoria de Obras. Com isso, a rede de academias tornou-se referência no mercado por oferecer um alto padrão de qualidade nos serviços e infraestrutura.
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2. Automação de processos
Outrossim, observa-se a automação de processos com o BPM. Nele, você agrega valor às entregas e torna os processos administrativos ainda mais facilitados e tecnológicos.
Atrelado a um sistema de CRM, você descomplica o atendimento ao cliente, principalmente quando têm-se o omnichannel, e utiliza-o para alavancar a excelência dos serviços. Além disso, com a centralização de históricos e informações disponibilizada pelo software de CRM, seu time personaliza a comunicação de acordo com a etapa do funil em que a lead se encontra.
As funcionalidades da automação também são essenciais no envio de e-mails de boas-vindas, agendamento de reuniões com lembretes para o consultor/vendedor e criação de uma atividade para facilitar o follow up.
3. Aumento na produtividade
Ademais, observa-se uma alavancada na produtividade com o uso do BPM. Como visto no tópico acima, o BPM permitirá que sua empresa automatize e otimize os processos sempre que possível e nos setores necessários para tal. Desse modo, você facilita o fluxo de trabalho, tem insights a respeito do que pode ser melhorado para conversão e tem tarefas executadas de forma mais ágil e direcionada.
Assim, seu negócio garante que obstáculos nos processos sejam minimizados e observa a transparência e agilidade graças a eliminação de barreiras que prejudicavam as metodologias.
4. Segurança nos dados
Além disso, há uma melhoria na segurança dos dados com a aplicação do BPM. Assim como o CRM que trabalha para eliminar planilhas e proteger dados, o BPM emprega-se para facilitar o mapeamento das atividades e padronização/automação dos processos, ações que permitem a observação de possíveis brechas em seu negócio. Com isso, você saberá exatamente onde cada informação está e para quem ela pode ser transmitida, aumentando a segurança e sigilo dos dados presentes na sua empresa.
5. Integração melhorada na empresa
O BPM funciona assertivamente quando toda empresa está integrada, contribuindo para o entendimento do gestor sobre o funcionamento da sua organização. Utilizando softwares que integram os setores, como o de marketing e vendas, você consegue centralizar as informações e melhorar os processos.
6. Redução de custos
Por fim, com a aplicação do BPM, você observa uma redução de custos significativa na sua empresa. Isso ocorre porque, como citado nos tópicos acima, há organização do fluxo de trabalho e qualidade nos processos e etapas, fatores importantes para eliminar o desperdício de recursos e de problemas que podem ser causados por conta de um mau planejamento.
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BPA X BPM
Algumas pessoas ainda confundem os conceitos de BPM e BPA. Contudo, você precisa entender as diferenças de cada um para observar qual dessas metodologias se encaixa melhor na sua perspectiva comercial e estratégica.
O BPM, como vimos, está ligado às metodologias/práticas que mapeiam os processos de trabalho e aperfeiçoam a organização, identificando os problemas para que as expectativas e necessidades do consumidor estejam alinhadas e assertivas. O BPM não é um segmento de mercado e também não é apenas uma ação que melhora o negócio, ele encaixa-se como uma análise individual e geral que visa alavancar processos.
Já o BPA, ou Business Process Analysis, refere-se a metodologia utilizada para acelerar processos por meio da automação. Ou seja, a partir do BPA, sua empresa consegue aplicar ferramentas que empregam eficiência, agilidade e produtividade nas ações como revisões de projetos ou pedidos de novos equipamentos, por exemplo.
Portanto, a diferença entre ambos está relacionada à abrangência do BPM sobre o BPA. Analisando os conceitos, observa-se que o BPM engloba o gerenciamento de processos em todas as etapas, inclusive no quesito de automação. Assim, o BPA pode ser considerado uma aplicação com mais foco na análise de processos e padronização de símbolos.
Trabalhar ambos conjuntamente pode ser assertivo para mapear os estágios de cada processo e assim garantir que ele seja bem executado, identificando possíveis gargalos e otimizando o tempo que cada projeto leva para ser feito.
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Como implantar o BPM na sua empresa
Para empregar o BPM assertivamente na sua empresa, você precisa atentar-se a um processo que engloba processos essenciais. Observe mais abaixo.
1. Planejamento
Inicialmente, você deve começar realizando um planejamento estratégico para que os processos possam estar alinhados aos objetivos estratégicos. A partir daí, você define quais as atividades/ações estão em estado mais “crítico” e precisam de revisão e adaptação com melhorias.
2. Modelagem
A etapa da modelagem vem para que você, como gestor, possa observar em uma representação visual como anda o fluxo de trabalho da sua empresa. Por conseguinte, há uma melhoria no entendimento e análise dos processos.
3. Implantação
A terceira etapa consiste em realizar testes em um pequeno grupo para observar como eles irão lidar com a implantação do BPM. É válido analisar o andamento do time de perto para compreender quais foram as dificuldades e quais foram os acertos. Nesse estágio, também recomenda-se a restrição no acesso de certas informações confidenciais por parte de terceiros.
4. Monitoramento e controle
Por fim, como toda e qualquer estratégia, você precisa ter um controle e monitoramento para que ela possa ser assertiva e direcionada. Desse modo, o BPM usa métricas necessárias para observar se há gargalos que prejudicam a estratégia como um todo. Com ele, você também analisa a execução do fluxo de trabalho e a agilidade.
![Gerenciamento de processos com o BPM. Meets.](https://blog.meets.com.br/wp-content/uploads/2022/07/BPM.jpg)
BPM e CRM: Como essas estratégias podem ser eficazes funcionando em conjunto
Utilizar a estratégia de BPM (Business Process Management) e a ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) juntamente pode trazer diversos benefícios para sua empresa. Enquanto o software de CRM vem para aprimorar o relacionamento da marca com seu consumidor, o BPM serve para otimizar os fluxos de trabalhos e organizar os processos.
Assim, o CRM será responsável por armazenar informações sobre os consumidores a medida que o BPM otimizará o processo de venda. Dessa forma, você consegue obter clareza em relação aos KPIs utilizados no CRM e necessários para o sucesso das aplicações de melhorias do BPM, além do aumento em relação ao número de oportunidades que sua marca terá, visto que, o CRM armazena dados que são utilizados no BPM para criar oportunidades de negócio para sua empresa.
Está pronto para aplicar o BPM no seu negócio?
Conseguiu compreender mais do conceito de BPM? Está pronto para utilizá-lo na sua empresa juntamente com um CRM? Então não perca tempo, prepare seu planejamento, observe visualmente o fluxo de trabalho e implemente o BPM como metodologia para sua marca.
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