Como montar uma central de atendimento via WhatsApp para clínicas de estética
O WhatsApp é um dos aplicativos mais utilizados em todo o mundo, sendo um meio praticamente indispensável no cotidiano de parte da população. No Brasil, mais de 120 milhões de pessoas utilizam o aplicativo de mensagens, o qual apresenta-se como um grande aliado para a comunicação nos dias atuais. Entretanto, o potencial do WhatsApp não se restringe à comunicação pessoal no cotidiano. O aplicativo pode ser um grande aliado da sua clínica de estética através de uma central de atendimento.
O WhatsApp pode ser utilizado na sua versão para negócio, o WhatsApp Business, o qual permite que você faça uso de uma série de ferramentas, como mensagens automáticas, catálogos, segmentação de contatos por categorias, entre outras funções.
O sucesso do aplicativo no país é evidente e, no mercado da estética, muitas empresas vêm adotando o seu uso como uma alternativa para vender mais e melhorar o relacionamento com os clientes.
Para ressaltar a sua difusão no campo da estética, cerca de 72% das empresas brasileiras já usam o WhatsApp Business. O aplicativo auxilia na disponibilização de informações sobre serviços, no atendimento online, em vendas e no cadastro de clientes.
No contexto de difusão das tecnologias da comunicação e da informação, o WhatsApp é um dos maiores protagonistas. Diante disso, torna-se fundamental você contar uma central de atendimento via WhatsApp na sua clínica de estética.
A comunicação da sua clínica com os clientes é complicada? Os clientes precisam ligar para o seu estabelecimento ou ir presencialmente para sanar dúvidas?
Enquanto você fica preso em práticas retrógradas, a concorrência te deixa para trás em total desvantagem!
Além de melhorar a comunicação da clínica com os clientes, o WhatsApp possibilita que potenciais clientes do seu negócio acessem informações relevantes sobre os serviços prestados pelo seu estabelecimento de estética, como o catálogo de serviços e o horário de funcionamento.
Para facilitar a vida da sua clínica de estética, o Meets CRM é a solução ideal para o seu negócio. A plataforma auxilia as empresas no relacionamento com os clientes e possui um segmento exclusivo para clínicas de estética.
Quer saber mais sobre como montar a central de atendimento via WhatsApp da sua clínica de estética? Continue a leitura!
Neste artigo você aprenderá sobre as principais vantagens de contar com uma central de atendimento via WhatsApp na sua clínica de estética.
Como uma central de atendimento via WhatsApp pode contribuir com a sua clínica de estética?
No mercado da estética, todas as clínicas possuem suas necessidades de otimizar a comunicação, o atendimento ao cliente, as estratégias de marketing, o processo de vendas, a fidelização dos clientes, entre tantas outras.
Uma clínica de estética sendo um estabelecimento fundamental para garantir o bem estar daqueles que a procuram, deve prezar pela boa experiência dos clientes, não somente nos momentos de consulta e/ou tratamento, mas também no antes e no pós-serviços.
Diante disso, uma central de atendimento via WhatsApp apresenta grande potencial para auxiliar você no gerenciamento dos clientes.
Um dos principais benefícios do aplicativo de mensagens para o seu negócio é, sem dúvidas, a praticidade na comunicação. Com a sua difusão e simplicidade dos seus mecanismos, o WhatsApp pode ajudar o seu negócio a reduzir o número de faltas e atrasos em consultas, visto que faz uma ponte entre a sua empresa e os clientes.
Com o seu número comercial, o público poderá comunicar imprevistos que justifiquem atrasos ou desmarcamentos de procedimentos/consultas.
Contudo, um ponto que você deve se atentar: se for usar o WhatsApp, dedique-se e seja responsável. Existem, hoje, muitas empresas que criam uma conta comercial, no entanto, a deixam abandonada. Ou seja, muitas vezes o cliente entra em contato, mas não recebe resposta ou demora dias para receber um retorno. Isso é péssimo para relação cliente-empresa.
Além disso, tem os casos das clínicas que até respondem as mensagens, mas deixam de lado o profissionalismo, disponibilizando um contato pessoal, fora da versão de negócios, sem identificações e/ou qualquer outra informação que passe confiança ou que responda brevemente potenciais questionamentos do público, bem como perfis que demoram para responder, quando respondem muitas vezes é de maneira informal, com erros de gramática, etc.
Se a sua clínica está dentro deste perfil descrito acima, pare agora mesmo! Você está perdendo novos clientes e deixando de fidelizar alguns já existentes.
Como falamos, a experiência do cliente está muito além do atendimento agendado, ou seja, ele quer um serviço de excelência que o satisfaça. Os clientes estão bastante exigentes e pontos específicos que segundo você pode significar um pequeno detalhe, na verdade, para os pacientes da sua clínica podem ser suficientes para resultar em uma evasão.
Portanto, ao fazer uso da estratégia, tenha sempre uma equipe à disposição para o atendimento de qualidade. Diante disso, é essencial você contar com um suporte de um sistema, como o Meets CRM, o qual é uma solução excelente para otimizar o relacionamento com o público e as estratégias da sua clínica, além de garantir que você, empreendedor, tenha maior controle sobre as ações desempenhadas pela sua equipe de atendimento e sobre o andamento das negociações com os clientes.
Vantagens de ter uma central via WhatsApp na sua clínica de estética
Um dos grandes problemas na relação entre cliente e clínica é, sem dúvidas, a lentidão e burocracia no atendimento e na resolução de problemas.
Com toda a demora, o seu estabelecimento perde muitas oportunidades de negócios e coloca uma série de obstáculos no que deveria ser uma “boa experiência” para o cliente.
O uso do WhatsApp Business garante mais agilidade para a sua clínica e para os clientes, sendo uma alternativa prática para sanar dúvidas e resolver algumas demandas, como fora visto.
Confira a nossa aba de suporte sobre WhatsApp Business aqui.
Disponibilizar esse canal de comunicação é uma maneira excelente de a sua clínica de estética se destacar no mercado, tendo em vista que vai facilitar bastante o contato com o público. Para isso, é fundamental contar com um solução inteligente que simplifica essa tarefa.
Estamos falando do Meets CRM, um sistema essencial para a sua clínica de estética prosperar.
Com o suporte de um sistema, como o Meets, você consegue dispor de uma central de atendimento via WhatsApp eficiente, preparada para alavancar as suas vendas e melhorar o relacionamento da sua clínica com os clientes.
Listamos abaixo algumas vantagens de ter uma central de atendimento por WhatsApp na sua clínica de estética:
Tenha controle dos compradores
Com a central de atendimento por WhatsApp, você acessa e gerencia leads diretamente das fontes. Com isso, você pode enviar leads do canal de mensagens para seu funil de vendas em tempo real.
Fora isso, todo o histórico de conversas estará salvo e a sua disposição e, dessa forma, você poderá acompanhar as conversas com os clientes e saber onde cada lead se encontra no funil.
Uma boa gestão de leads é fundamental para uma empresa. Dessa forma, cada lead que chega deve ser rapidamente trabalhado. Com uma central de atendimento via WhatsApp otimizada, contando com um sistema como o Meets, você consegue alcançar os leads de modo mais rápido, claro e objetivo. Assim, rapidamente ele é inserido em um funil de atendimento para dar continuidade no processo, o que eleva as chances de conversão.
Compartilhe o acesso entre a equipe
Com o suporte de um sistema como o Meets, todos os membros da equipe compartilham uma única conta do WhatsApp. Sendo assim, você consegue acompanhar e acessar todas as conversas e indicadores.
Toda a equipe da central de atendimento da sua clínica de estética faz uso de um único número de forma simultânea, deixando disponível, através do histórico, tudo o que está sendo conversado na sua empresa com o público.
Desse modo, você consegue exercer um maior controle sobre as ações e intervir nos pontos necessários, visto que todos os dados das conversas ficam centralizados em um único só lugar.
No entanto, com o Meets você também consegue organizar o atendimento da sua equipe de acordo com diferentes perfis de clientes e buscas de serviços na sua clínica de estética. Como assim?
Você pode em lote criar oportunidades com TAGS já definidas e, assim, transferir em lote para alguma equipe de atendimento. Ou seja, dentro do sistema você consegue definir funis e TAGS que são essenciais para diferenciar o atendimento.
O WhatsApp da sua clínica de estética se torna uma máquina de vendas
Com a central de atendimento via WhatsApp mediada pelo suporte do Meets CRM, a sua equipe saberá direcionar todos os leads gerados no aplicativo e, assim, não perderá mais oportunidades de negócios. Com o suporte, você terá condições de classificar, inserir em um funil, enviar mensagens pré-aprovadas e automatizar o contato, tornando mais prática e rápida as negociações.
Sequência automática
Se o contato com os leads vem encontrando barreiras e a sua equipe já não sabe mais o que fazer para converter, com um suporte de uma central de atendimento com o sistema do Meets, você tem em mãos uma sequencia automática de tarefas de repescagem para colocar em prática com aqueles que não realizaram agendamento, faltou ou não fechou algum serviço. Ou seja, a vida do seu negócio é facilitada!
Mensagens personalizadas e velocidade de resposta
Para lidar com o público e fechar vendas de serviços da sua clínica de estética, a velocidade nas negociações é peça-chave. Para isso, o sistema Meets dispõe de modelos internos no WhatsApp que acelera a velocidade de resposta. Você pode personalizar modelos com dados do perfil do cliente ou lead, para tornar a mensagem menos robótica, ou manter as mensagens genéricas mesmo, para atingir o máximo possível de pessoas. Isso fica ao seu critério diante das necessidades.
Recomendação de leitura: “Frases de vendas para WhatsApp: como criar e exemplo“.
Gerencie as ações da sua equipe
Com o suporte do Meets, você consegue acompanhar o desempenho da sua equipe na central de atendimento via WhatsApp da sua clínica de estética. Você consegue gerenciar permissões, visualizar tarefas, acessar perfis dos leads para acompanhar históricos, além de analisar relatórios de desempenho.
Facilita e agiliza a rotina dos clientes e da sua clínica
Diante da popularidade do aplicativo de mensagem, fica muito mais fácil e cômodo para o seu público entrar em contato com a sua clínica de estética através do WhatsApp. Contanto com uma equipe eficiente e um sistema de suporte que otimize os processos, o seu perfil comercial estará preenchido de informações relevantes que podem responder várias duvidas dos clientes e potenciais clientes.
Além disso, devidamente preparados e munidos de ferramentas cruciais, sua equipe atenderá o público com maior agilidade, o que eleva a satisfação e potencializa as vendas de serviços da sua clínica.
Saiba porque uma central de vendas por WhatsApp é importante para uma empresa
Central de atendimento via WhatsApp para clínicas de estética: como montar?
Como foi visto, automatizar o atendimento via WhatsApp agiliza o contato com público da sua clínica de estética e garante mais comodidade.
Agora que você já sabe sobre a importância de contar com uma central de atendimento através do uso desse aplicativo de mensagens para o seu negócio e algumas das suas vantagens, as quais podem ser impulsionadas com a adoção de um sistema como o Meets, vamos aprender sobre alguns pontos relevantes que você deve estabelecer para ter uma boa central de atendimento via WhatsApp na sua clínica de estética? Continue a leitura!
Perfil comercial
Para começo de conversa, a sua clínica de estética deve ter uma conta no aplicativo. No entanto, essa conta não é no estilo de perfis pessoais que habitualmente utilizamos no nosso cotidiano. Você deve profissionalizar o seu contato!
Com o WhatsApp para negócios, você pode acrescentar informações específicas e importantes da sua clínica de estética, como o ramo de atuação, a localização do seu estabelecimento, uma breve descrição, links direcionando para site ou redes sociais, entre outras informações que você julgue pertinente.
Essa conta será listada como um perfil empresarial para todas as pessoas que receberem contato, o que deixa evidente que o diálogo está sendo realizado com uma empresa.
Para isso, configure o perfil como conta empresarial/comercial, personalize com uma imagem da marca, horário de atendimento e os demais pontos mencionados acima.
Crie etiquetas
Com o aplicativo para negócios, você pode organizar as conversas e contatos usando etiquetas.
Esse processo facilita a busca, posteriormente, de um cliente ou de um assunto específico para ser tratado.
As etiquetas podem ser sobre diversas questões, como solicitações de consultas, clientes ativos e novos clientes, agendamentos, pagamentos, entre outros pontos cabíveis a central de atendimento.
Ademais, as etiquetas possibilitam que você agrupe contatos, de acordo com o assunto, e envie uma mensagem para todos, de uma só vez,
Por exemplo, você quer oferecer um serviço de harmonização facial, que é novo na sua clínica. A partir dos dados dos clientes que você tem em mãos, pode selecionar aqueles que possam se interessar no procedimento, agrupá-los e enviar uma única mensagem divulgando.
Com esse potencial, as etiquetas vêm sendo bastante utilizadas para ofertas de serviços estéticos de modo segmentado e categorizado, de acordo com os interesses de cada grupo.
Você pode aprimorar ainda mais o processo com o uso de suportes como o Meets, o qual permite a criação de etiquetas dentro da plataforma. O uso de etiquetas no Meets CRM é semelhante ao WhatsApp Business, evidenciando a sua praticidade, todavia, dispõe de mais ferramentas, como filtros avançados e funis, o que o torna fundamental para a equipe da central de atendimento da sua clínica segmentar os contatos realizados.
Respostas rápidas
Para otimizar a velocidade do atendimento e possibilitar uma comunicação mais satisfatória, evitando perder tempo, preze por respostas rápidas. Com essa funcionalidade, você pode salvar mensagens que são enviadas com frequência e utilizá-las novamente em um momento futuro para responder perguntas em comum.
Frases prontas para atendimento ao cliente e vendas no WhatsApp
Fique por dentro das métricas
Acesse as estatísticas do fluxo de mensagens e fique por dentro de métricas importantes, como o quantitativo de mensagens enviadas, entregues e lidas pelos contatos. Essa análise permite que você tenha maior controle sobre a comunicação, além de auxiliar na otimização dos pontos que exigem melhorias.
Mensagens automatizadas
As mensagens automatizadas é um dos principais recursos para uso na central de atendimento via WhatsApp da sua clínica de estética. Essas mensagens servem como respostas instantâneas dadas aos contatos.
Você pode gerar uma mensagem automática de saudação para novos clientes que entram em contato com a sua clínica.
Além disso, quando a sua clínica não estiver atendendo, podem ser enviadas mensagens automatizadas informando a ausência e em qual horário os atendimentos retomam. Sendo assim, os pacientes não ficam esperando respostas sem ter a certeza de quando receberão.
Localização física
Na conta comercial da sua clínica você pode inserir um mapa de localização do seu estabelecimento, além dos horários e dias de funcionamento físico e de atendimento via aplicativo. Assim sendo, você facilita a vida do seu público, o qual consegue acessar informações simples de modo mais prático.
Utilize o WhatsApp Web na sua central de atendimento
Você pode usar o WhatsApp para negócios da sua clínica também na versão web, o que permite o atendimento através do computador/notebook.
O uso do WhatsApp Web torna mais rápida a digitação pelo teclado do computador ou notebook, e permite que você trabalhe as informações com maior agilidade e praticidade, visto que suas consultas os dados consultados no atendimento estarão em um único dispositivo, ao invés de ficar consultando o computador e respondendo no celular ao mesmo tempo.
Dicas para um bom funcionamento da central na sua clínica de estética
Crie catálogos
No WhatsApp Business, você pode divulgar um catálogo de produtos, serviços e procedimentos ofertados pela sua clínica de estética. Esse catálogo pode ser compartilhado com os seus contatos ou ficar disponível no perfil comercial do seu negócio.
No material, você pode destacar alguns procedimentos estéticos realizados na sua clínica, inserindo imagens que façam referências, descrições e até mesmo os preços. Com esses direcionamentos iniciais, pode, ainda, ser inserido um link que direciona o público ao agendamento ou à mais informações sobre o serviço/procedimento apresentado.
Com esse catálogo, os clientes da sua clínica conseguem obter informações relevantes de modo mais prático e rápido, o que leva à otimização, inclusive, do tempo de atendimento.
Uma dica importante: preze pela qualidade do material. Assegure-se que as imagens colocadas no catálogo possuem uma boa resolução e que as informações estejam descritas com total clareza. A apresentação é de grande importância.
Tenha respeito pelo cliente
Não chegue logo encurralando os clientes e despejando uma variedade de informações
Se for tentar oferecer informações sobre a clínica, novos tratamentos, procedimentos e/ou serviços, promoções, entre outros pontos, questione, primeiramente, se os clientes gostariam de receber aquelas informações.
Se a resposta for positiva, dê continuidade. Caso não, pare por aí, apenas demonstre compreender a situação e se coloque à disposição para um momento futuro. Para isto, você pode deixar um link direcionando para mais informações, caso os clientes queiram em outro momento saber mais sobre o que é ofertado pela sua clínica (um contato, site e/ou redes sociais), acompanhado de uma mensagem de encerramento de conversa.
Se você insistir demais, pode gerar denúncias ao contato e, posteriormente, agravar para um banimento ou bloqueio da conta comercial.
Dica de leitura do nosso blog: Regras de etiqueta para conversas no WhatsApp
Envie lembretes das consultas/procedimentos agendados
Através da central de atendimento, você pode se aproximar ainda mais do seu público. Um desses meios é a partir do envio de mensagens relembrando os clientes sobre agendamentos realizados.
Esse contato pode ser realizado de maneira individual, porém, para facilitar, pode ser enviado para várias pessoas de uma vez.
Como assim?
A sua equipe prepara uma mensagem automática lembrando do agendamento para um dado dia, seleciona o público e envia.
“Olá, espero que esteja bem. Gostaríamos de te lembrar que você agendou uma consulta para amanhã aqui na (nome da sua clínica). Você confirma presença?
Aguardamos o seu retorno. Tenha um ótimo dia!”
Conheça as 5 razões para digitalizar o seu atendimento com o Meets
Você pode filtrar ainda mais o seu público e personalizar as mensagens:
“Olá, espero que esteja bem. Gostaríamos de te lembrar que você agendou uma depilação a laser para amanhã aqui na (nome da sua clínica). Você confirma presença?
Aguardamos o seu retorno. Tenha um ótimo dia!”.
Faça uso das listas de transmissão
Uma das formas de você enviar lembretes aos clientes sobre consultas, por exemplo, é justamente através das listas de transmissão.
Você pode selecionar todos os clientes que marcaram um procedimento de drenagem linfática em um dado dia e enviar uma só mensagem para eles, lembrando-os desse serviço agendado.
Entretanto, há um ponto de grande relevância que você deve se atentar: as mensagens da lista de transmissão só chegarão aos pacientes que mantiveram a sua clínica como contato salvo. Ou seja, essa limitação acaba sendo uma desvantagem.
Encaminhe a mensagem para todos os pacientes de uma só vez
Qualquer mensagem que você elaborar pode ser enviada para todos os clientes da sua clínica ou perfis segmentados. Basta você elaborar a mensagem, enviar para um cliente aleatório primeiramente e, a partir daí, encaminhar para quantos contatos você quiser.
Todos os contatos que você enviar receberão a mensagem e o WhatsApp, como você deve saber, é bastante utilizado. Ou seja, possivelmente a sua mensagem será aberta pelo público que a recebeu.
Treine sua equipe da central de atendimento
Não é só devido ao fato de o atendimento ser realizado massivamente com mensagens genéricas que a sua equipe não precisa de treinamento.
Muito pelo contrário.
Para a central de atendimento pelo WhatsApp da sua clínica de estética, treine a sua equipe para que ela possa oferecer um atendimento rápido e humanizado.
Mantenha o seu time preparado para responder perguntas frequentes, padronize o atendimento realizado pelos profissionais, atente-se à ortografia dos atendentes, para que erros não causem uma impressão negativa, entre outros cuidados essenciais que devem ser tomados.
Busque feedbacks
A central de atendimento via WhatsApp da sua clínica, além de ser um escape do seu negócio para a comunicação, pode melhorar a imagem do seu negócio e fortalecer a relação com o público.
Para seguir por esse caminho, você pode buscar opiniões dos clientes após atendimentos realizados via aplicativo.
As perguntas podem ser direcionadas à avaliação do atendimento, sobre dúvidas que podem ter surgidos ou até mesmo solicitar opinião do que pode ser melhorado.
Além dos clientes que estão ativos, você pode buscar aproximar-se daqueles ausentes, com mensagens demonstrando preocupação pelo “sumiço”.
Lembre-se sempre: o cliente é a peça-chave para o sucesso da sua clínica de estética.
Para não perca na hora de se relacionar com o público, busque alternativas de gestão de relacionamento com os clientes, como o Meets CRM, de modo que o retorno seja a expansão na oferta dos serviços.
Disponibilize a central de atendimento por WhatsApp como um canal para tirar dúvidas
Como o aplicativo é bastante difundido no cotidiano das pessoas e garante maior comodidade, muitos clientes podem entrar em contato via WhatsApp para sanar dúvidas sobre tratamentos/procedimentos, agenda, localização, entre outros pontos.
Diante disso, esteja sempre aberto aos questionamentos, tornando o canal um excelente meio de comunicação entre clínica e clientes.
Divulgue as promoções a partir da sua central de atendimento
Explore o potencial do WhatsApp para alavancar os resultados da sua clínica de estética.
Para estreitar ainda mais a relação do seu negócio com o público, sempre divulgue as promoções. Isso pode ser uma ótima alternativa para vender mais os serviços da sua clínica. Ademais, desse modo você mantém os clientes informados sobre as novidades do seu negócio.
Pronto para montar uma central de atendimento via WhatsApp na sua clínica de estética?
Como vimos, o WhatsApp é um dos aplicativos de mensagens mais utilizados em todo o mundo. Semelhante ao cotidiano das pessoas, o aplicativo facilita a gestão do atendimento ao público da sua clínica de estética, tendo em vista a sua difusão entre a população e as suas ferramentas que garantem maior praticidade e agilidade.
Na sua versão para negócio, o WhatsApp Business, você consegue estabelecer um suporte personalizado, organizar os seus contatos e melhor a comunicação com os clientes e com os potenciais clientes.
Agora que você conhece essa versão para negócios e entende a sua importância para o progresso da sua clínica de estética, que tal montar uma central de atendimento por WhatsApp no seu estabelecimento?
Com o suporte do Meets CRM, você consegue otimizar todos os processos da sua clínica de estética, entre eles a comunicação, a partir de uma central de atendimento integrada. Na sua jornada, o Meets vem ajudando bastante e com muito sucesso as empresas na gestão de relacionamento de clientes, centralizando todas as informações necessários para o progresso de cada negócio.
Com o suporte do Meets, você conseguirá ter um maior controle sobre a sua empresa e, desse modo, saberá agir diante das situações necessárias para melhorar cada vez mais o desemprenho do seu negócio. Clique aqui para testar o Meets CRM na sua clínica de estética!
Tem alguma dúvida e/ou deseja falar diretamente com a nossa equipe? Entre em contato através do nosso WhatsApp ou preencha o formulário abaixo e fale com os nosso especialistas:
