O que você precisa saber sobre OKRs
O que você precisa saber sobre OKRs
Em um contexto de grande competitividade no mercado, independentemente de segmento, o planejamento e a execução de estratégias assertivas é, ao mesmo tempo, peça-chave e um grande desafio para as empresas. Hoje, contar com um conjunto de estratégias bem elaboradas é fundamental para a sua organização se destacar no nicho e alavancar os resultados.
Lidar com o público e saber as formas de gerenciar o relacionamento com os clientes, nem sempre é uma tarefa fácil. Otimizar processos e modernizar atividades aparece como uma missão complexa para muitas empresas, não somente no tocante aos meios tecnológicos a serem adotados, mas também no conjunto de boas práticas de administração e gestão.
Trazendo essa realidade para o marketing, muitas empresas, hoje, ainda não priorizam as ações de marketing a partir dos resultados que podem ser gerados, nem traçam objetivos claros para conseguirem mensurar como as suas estratégias estão sendo desenvolvidas.
Na busca por padronizar o seu negócio e a forma como suas estratégias são planejadas e executadas, a sigla OKRS é um meio que vem ganhando cada vez mais evidência no mercado.
Para se ter noção, empresas como Google, tem na ORK um dos meios que explicam o seu crescimento exponencial.
Hoje, vem se percebendo o potencial de se utilizar meios que descompliquem e simplifique as ações dentro das empresas e, ao mesmo tempo, gere bons resultados e alavanque as vendas de serviços/produtos.
A sigla ORK, que é uma metodologia, é o que iremos abordar neste artigo. Essa ferramenta tem como principais características, justamente a simplicidade e a flexibilidade.
Vamos conhecer mais sobre essa metodologia? Continue a leitura!
O que são os OKRs?
Podemos definir a sigla OKR como uma metodologia que vem do termo em inglês Objective and Key Results, que em português significa Objetivos e Resultados-Chave.
De modo bem objetivo, a OKR é uma ferramenta que tem como finalidade orientar e executar a estratégia de uma empresa. O seu funcionamento se dá mediante o estabelecimento de objetivos de negócios por meio de indivíduos e equipes. Nesse contexto, trata-se de um modelo de gestão ágil de desempenho que tem o foco nos resultados que serão obtidos.
Para o seu funcionamento, não precisa de nada de tão exuberante, na medida em que os OKRs devem ser simples o suficiente para que todos da sua empresa compreendam e se sintam motivados para alcançá-los. Com a sua boa funcionalidade, os OKRs atuam como um mecanismo de comunicação interna, resultando na integração entre equipes por meio do alinhamento de objetivos à cultura organizacional da empresa.
É importante pensar na cultura organizacional da empresa
Para que a metodologia OKR seja aplicada com sucesso na sua organização, é preciso pensar na cultura organizacional e que exista, de fato, um interesse na sua empresa em estabelecer um sistema voltado para o alcance de objetivos e metas.
Ou seja, a sua empresa deve estar focada nos resultados e a OKR deve estar presente nessa cultura.
Para isso, os OKRs devem ser inseridos no cotidiano da sua empresa e os processos desempenhados devem estar baseados na metodologia muito bem estruturada. Essa implementação exige um compromisso com a ferramenta, na medida em que não deve ser aplicada e negligenciada, mas de modo que a sua aplicação seja monitorada integralmente. Ou seja, é preciso realizar reuniões entre os times para acompanhar os OKRs e saber planejar e executar cada passo.
Quais são as principais características dos OKRs?
Podemos listar uma série de características que definem bem a metodologia OKRs, sendo algumas delas:
- A metodologia OKR pode ser definida como um modelo de gestão ágil.
- O seu modelo deve ser simples para que todos na empresa possam compreendê-los, segui-los e colocá-los em prática.
- Quando bem aplicada, a metodologia OKR se torna um meio de comunicação interna da sua empresa, permitindo uma ótima integração de equipes por meio de objetivos.
- Exige que a empresa tenha uma estrutura baseada nos resultados, para que, assim, possa aproveitar a metodologia.
- Os OKRs são voltados à inovação. Com a metodologia, sempre é possível alcançar o “impossível”. Fica mais fácil você ousar e ter mais confiança para alcançar as metas.
Quais são os benefícios dos OKRs para a sua empresa?
Com uso correto da metodologia OKR, a sua empresa pode alcançar uma variedade de melhorias nos diversos setores que a compõem. Um dos exemplos que podemos melhorar é a cooperação entre as pessoas que fazem parte da sua equipe, o que, consequentemente, melhora a produtividade e, assim, o alcance dos resultados. Ou seja, é um efeito em cadeia.
Com uma equipe integrada, fica muito mais fácil chegar aos objetivos, e quando a equipe da sua empresa entende isso, ajuda ainda mais.
Um outro ponto é a otimização das atividades e da gestão do seu negócio. Com os objetivos e os resultados-chave bem mapeados, fica mais fácil ter uma visão dos seus negócios, o que melhora integralmente o gerenciamento dos setores e do todo.
Além disso, a aplicação da OKR exige constante avaliação dos resultados, o que permite a intervenção para melhorias e ajustes para um bom funcionamento. Fora isso, a metodologia promove um foco maior no que deve ser feito, justamente mediante ao que é levantado com essas análises. Este foco faz com que uma pessoa tenha um objetivo em exercer certas atividades, sabendo priorizar aquilo que necessita de maior esforço.
Outro benefício que merece destaque, é que nem sempre é levado em conta, é a satisfação de cada funcionário. Os OKRs tem a sua aplicação para cada trabalhador, de modo que ele consiga entender o impacto do seu desempenho na empresa.
Quais são os níveis de OKRs?
A metodologia OKR abrange todos os níveis de uma empresa e, por isso, tem três níveis principais, sendo eles:
Nível Organizacional
As estratégias e metas definidas neste nível tem por objetivo guiar a sua empresa estrategicamente. Tudo deve estar alinhado com a cultura organizacional da empresa, visto que vem de cima para baixo.
Nível Departamental
Nesta etapa, as metas são definidas com a finalidade de buscar o sucesso de cada setor ou time da sua empresa. Por isso, acaba que nesse nível temos muito mais objetivos. Vale destacar que, aqui, as decisões refletirão no que foi decidido no nível organizacional.
Nível Individual
Como o nome sugere, os OKRs, aqui, são definidos para cada pessoa, estabelecendo o que deve ser alcançado com a atuação individual. Busca-se, neste nível, consumar o que fora definido no anterior.
Qual a estrutura de um OKR?
A estrutura da metodologia OKR é simples e envolve total praticidade, uma vez que leva em consideração a importância de que todos os indivíduos da sua empresa entendam. Um OKR pode ter um ou mais objetivos principais, além de pode ter mais de um objetivo associado à ele.
Para se definir um OKR, existem dois pontos necessário:
- Objetivo
- Resultados-chave
Objetivo
O objetivo é o que você quer alcançar. Simples assim.
Em outras palavras é o resultado que precisa ser alcançado e que deve ser detalhado qualitativamente.
Os objetivos devem ser curtos, inspirados e atraentes, chamando a atenção de todos e motivando a equipe.
Principais características dos Objetivos:
- Deve ser Realizáveis: os objetivos devem estar de acordo com as condições da sua empresa e com aquilo que uma pessoa ou uma equipe possa executar independentemente.
- Devem ser Inspiradores: os objetivos devem inspirar a sua equipe de modo que deixem os seus funcionários motivado para realizar a suas funções e alcançarem os resultados.
- Tem um tempo para serem alcançados: Os OKRs devem ser definidos em uma dado período de tempo para serem cumpridos em um certo prazo.
Resultados Chave (Key Results)
Os Resultados-Chave são um conjunto de métricas que ajudam a mensurar como a sua empresa vem se encaminhando para alcançar os objetivos que foram traçados. Para isso, sugere-se que você estipule um quantitativo de resultados que se espera chegar para cada objetivo.
Por exemplo, para um objetivo você pode estabelecer de dois a cinco resultados-chave que acredita que possam ser alcançados.
Esses resultados devem ser quantitativos e mensuráveis, de modo que você possa acompanhar a evolução das métricas. Portanto, pense sempre nos aspectos quantitativos e nas métricas (KPIs).
E por que isso?
A metodologia OKR tem como foco criar uma cultura centrada no resultado, não em tarefas. Ou seja, os processos necessitam gerar resultados que possam ser mensurados. Uma tarefa executada com êxito deve ter resultados, caso contrário não será considerada uma ação de sucesso. Desse modo, é preciso se concentrar no objetivo final.
Vamos pensar a partir de um exemplo para compreender melhor:
Uma empresa em seu nível organizacional define os OKRs do seguinte modo:
Objetivo: Alavancar as vendas e aumentar o faturamento dos serviços X e Y em 70%.
Para isso, estabelece os seguintes resultados:
Resultado-chave 1: Aumentar o número de clientes em X%
Resultado-chave 2: Reduzir os custos em 40% no setor Z
Resultado-chave 3: Otimizar o trabalho das equipes administrativas e de comunicação
Com o objetivo de elevar o faturamento, o exemplo de OKR dispõe como métrica uma série de resultados-chave que são esperados pela empresa. Com um único objetivo, a organização espera chegar nos três resultados elencados, planejados previamente.
De modo geral, considerando os objetivos e os resultados-chave, acredita-se ser fundamental que sejam definidos entre 3 a 5 objetivos, tendo para cada um deles também de 2 a 5 resultados.
Cases de sucesso a partir das OKRs
Nada melhor do que conhecer alguns cases de sucesso que evidenciam o potencial de uma ferramenta. Com a metodologia OKRs não é diferente e podemos citar dois exemplos de grande impacto, confira:
O exemplo do Google é a case de sucesso mais simbólica, visto que é o principal fator de fama da OKR. Na empresa, todos os funcionários têm em média de 4 a 6 OKRs trimestrais, devendo alcançar uma determinada média para que seja possível saber se estão alcançando os resultados esperados ou não.
Além disso, as métricas do Google são públicas, ou seja, todos os funcionários sabem dos OKRs dos outros. Nisto, está incluso até o fundados.
De acordo com a empresa, esta medida ajuda a equipe a entender que existe algo sendo executado.
O LinkedIn é um outro grande exemplo. Atualmente, a plataforma é uma das mais movimentadas, valendo bilhões de dólares. No entanto, o seu sucesso atual não vem desde o começo da sua jornada. Jeff Weiner, CEO que revolucionou o LinkedIn, inseriu a metodologia OKR, reestruturando a cultura.
Essa intervenção fez a empresa crescer de maneira exponencial chegando ao que é hoje umas das redes sociais mais acessadas em todo o mundo.
Atualmente, os processos da empresa são eficazes e bastante assertivos por conta de todo um caminho pensado a partir de métricas e da utilização da metodologia.
Quais os aspectos diferenciais da metodologia OKR?
Mas por que a metodologia OKR é diferente das demais?
Uma das características de maior relevância dos OKRs é a sua flexibilidade, diferentemente de modelos inflexíveis e sistemáticos, como diversas metodologias mais tradicionais de gestão.
Podemos elencar seis pontos básicos que diferencia a metodologia OKR de metodologias mais tradicionais, sendo eles:
- Os objetivos são traçados pensando em um período de tempo mais curto, viabilizando a assertividade e, ao mesmo tempo, ajustes.
- Os OKRs prezam pela clareza e simplicidade dos objetivos e dos resultados-chave.
- Há um acompanhamento frequente dos resultados, para, dessa forma, saber do caminho que está sendo traçado rumo às metas estabelecidas.
- Os OKRs priorizam a transparência, na medida em que todos os funcionários podem ficar por dentro dos OKRs da empresa.
- As decisões possuem base nos resultados para serem tomadas, o que permite um maior sucesso na gestão dos negócios.
- Você irá mensurar os resultados, não as tarefas, como foi mencionado, o que normalmente não é feito por empresas que fazem uso de metodologias de gestão mais convencionais.
Como implementar a metodologia de OKRs em uma empresa?
Conheça o seu negócio
O ponto de partida antes de definir um OKR é ter uma visão geral acerca dos objetivos da sua empresa. Desse modo, você deve refletir sobre onde quer chegar em um dado período de tempo e como isso será viabilizado.
Tenha uma abordagem top down e bottom up
Um dos fatores de destaque que explica a eficiência dos OKRs é o modelo bottom up, amplamente utilizado nesse framework, que permite a tomada de decisões a partir de ações de baixo pra cima. De uma maneira geral, as empresas fazem uso de abordagens top down, nas quais a gestão da empresa define os objetivos estratégicos os quais devem ser cumpridos pela equipe.
No entanto, a sua empresa pode tomar proveito das duas possibilidades e equilibrá-las. Assim sendo, é possível alinhar o que a gestão da empresa espera da sua equipe com aquilo que eles consideram relevante para desenvolver os profissionais da empresa, o que, consequentemente, garante um maior engajamento.
Confira a performance dos OKRs
Uma dica interessante é que você acompanhe também a performance dos OKRs aplicados na sua empresa, contando, para isto, com um esquema de pontuação que permita a mensuração.
Quais os erros mais comuns associados aos OKRs
Da mesma forma que acontece com aplicação de qualquer outra metodologia, aplicar os OKRs na sua empresa pode trazer uma série de dificuldades no começo, as quais estão ligadas a alguns erros comuns. Estas falhas podem ser originadas de desatenção acerca das especificidades da framework, mas podem ser evitadas. Quer saber como? Confira os pontos abaixo:
Alterar a remuneração da equipe com base no alcance dos OKRs
É um grande erro utilizar os OKRs como um meio de aumentar ou reduzir o salário dos funcionários da empresa. Quando isto é adotado, pode ocasionar conflitos e os profissionais estarão motivados por um outro motivo: a remuneração, e não pelo desejo de alavancar os resultados.
É importante ressaltar que a metodologia OKR é um mecanismo de gestão, não uma forma de medir se um funcionário é eficiente ou não.
Contar com OKRs em excesso
É importante tomar cuidado para não se empolgar demais. Ter muitos OKRs em um mesmo setor ou para um mesmo funcionário pode ser um problema. Vale lembrar sempre que a proposta é estabelecer objetivos práticos e segmentar o que é prioritário e deve receber mais energia, e não fazer uma listagem, de tudo que a pessoa faz.
Diante disso, você deve ter controle sobre os OKRs, sendo aconselhado mapeá-los para gerenciá-los de maneira otimizada e sem se perder. Assim, você saberá se alcançou o nível suficiente de objetivos estabelecidos e de resultados propostos.
Não monitorar os resultados
Jamais deve implementar uma metodologia e deixar ela acontecendo sem realizar nenhum tipo de monitoramento. Como você vai saber se a sua possível solução está surtindo efeito?
Para as boas práticas de OKR, é fundamental entender os resultados, visto que estes serão utilizados na tomada de decisões dentro do seu negócio.
Portanto, esteja sempre realizando o acompanhamento dos resultados, mergulhando nas métricas de cada OKR, para, dessa forma, a metodologia encontrar boas condições de se desenvolver.
“A pressa é a inimiga da perfeição”
A metodologia OKR se desenvolve a longo prazo, bem como todo planejamento estratégico. Ela não deve ser comparada aos planejamentos operacionais realizados nas empresas, os quais visam ações ligeiras para solucionar problemas pontuais. Portanto, tenha cautela e paciência na espera pelos resultados.
Uma boa estratégia para controlar a “ansiedade” na implementação dos OKRs é criar esses mecanismos por níveis, de modo gradual. Como assim? Primeiro, cria metas para o nível estratégico, acompanha os resultados e, posteriormente, aplica nos níveis mais inferiores do negócio.
Desse modo, fica mais fácil manter um controle sobre os resultados e realizar ajustes caso necessário.
Como definir bons OKRs
Esteja alinhado
Se ficou decidido que o seu negócio irá trabalhar com a metodologia OKR, é necessário verificar se as pessoas irão conduzir o processo estão preparadas e alinhadas.
É importante ter noção da ligação entre os setores e como cada área da sua empresa irá se encaixar na estratégia. Além disso, é fundamental saber como orientar cada pessoa e como ajudá-las a definir objetivos de modo que tudo esteja alinhado com os objetivos da empresa.
Monitore todo o processo
Além de ter os objetivos bem detalhados e estabelecidos, é importante acompanhá-los. Para isso, faça uso de ferramentas que ajudam a mensurar o desempenho dos OKRs. O uso de mecanismos como inteligência artificial e big data para registrar insights são ótimas soluções.
Seja transparente
Seja sincero com os números. Ao fim de cada período de aplicação de OKRs, mostre e discuta sobre o desempenho geral e real. Fale sobre a importância da metodologia, os pontos que foram alcançados e aqueles que precisam ser melhorados.
Esse momento pode ser uma válvula de escape para motivar ainda mais a sua equipe. Por mais que os resultados esperados não tenham sido alcançados, nesse momento, faça com que o seu time entenda-os e o porquê as metas não foram batidas. Isto ajudará a melhorar o desempenho posteriormente.
Administre os resultados
Os OKRs servem para fins de objetivos e metas.
Use os OKRs para a função a qual eles foram designados, ou seja, para acompanhar os objetivos e os resultados do seu negócio. Com isso, você tem em mãos uma ótima ferramenta para garantir uma maior precisão nas informações do seu negócio e auxiliá-lo na tomada de decisões mais assertivas.
Como aplicar OKRs para atendimento ao cliente?
Focado no atendimento ao cliente, peça-chave para o sucesso da sua empresa, podemos mencionar alguns pontos a se seguir:
- Estipule as metas macro da sua empresa e, posteriormente, as que precisam ser alcançados por cada serro para que o objetivo geral seja atingido;
- Estabeleça prazo para o alcance da cada objetivo e para chegar aos resultados esperados;
- Tenha alguém ou um time reponsável pelos OKRs para atendimento ao cliente;
- Envolva todo o time da sua empresa, incentivando cada colaborador;
- registre todo o processo de OKR voltado ao atendimento ao público, visto que essa atitude ajuda alinhar os pontos e responder questionamentos que possam surgir posteriormente;
- Mensure os resultados e analise se houve não avanços, se asmas metas definidas foram atingidas e segmente essa informação com a equipe. Aqui, você verá se serão necessários ajustes e quais devem ser realizados.
Quais são as melhores estratégias de gestão de clientes para 2022?
Exemplos de OKR para atendimento ao cliente
#1
- Objetivo: aumentar a satisfação dos clientes com um bom atendimento
- Resultados-chave:
- Reduzir o tempo de espera para atendimento em 30% em até 5 meses;
- Reduzir o tempo de resposta ao cliente em 50% em até 3 meses;
#2
- Objetivo: aumentar em até 70% o quantitativo de chamados de suporte solucionados
- Resultados-chave:
#3
- Objetivo: ampliar as possibilidades de canais de atendimento, partindo das respostas de uma pesquisa de satisfação
- Resultados-chave:
- Se apropriar das ferramentas necessárias para adotar os novos canais
- Treinar a equipe para utilizar os novos canais em um prazo de um mês
- Verificar, após um período de 6 meses, se a estratégia funcionou a partir de uma nova pesquisa de satisfação
Reflita sobre a possibilidade uso da metodologia OKR e melhore os resultados da sua empresa
A metodologia OKR auxilia a gestão dos negócios de maneira simples e com total agilidade. Como visto, o mecanismo é um importante meio de comunicação e alinhamento para a sua empresa, o que melhora diretamente a produtividade do conjunto, o que resvala positivamente nos resultados da organização.
A metodologia OKR, acima de tudo, é uma mudança na cultura organizacional da empresa. Com ela, você deixa de lado os fluxos de trabalhos sem padrão definido e passa a tomar decisões com base técnica, com aquilo que vem dos resultados obtidos.
Com os OKRs, você está no caminho para potencializar a produtividade e o desempenho do seu time, mantendo o foco nos objetivos claros e práticos. Tais objetivos estarão sempre em monitoramento, para que você possa manter sempre a eficiência do processo.
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